职场白领上班族几乎都需要写Email。有趣的是，学校从来没教过。
因此部门新人进来都要教一次。而这是之前给新人训练的课程内容。
撷取部分出来分享给有缘看到的版友。
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[为何职场Email重要]
一、职场上，时间很重要。
一封好的Email能让读信者在短时间内理解内容、并采取行动。实务上，有时
结构不良、长篇大论的Email会被闲置，等到有空再读。如此一来处理时间就会拉长。
而读信者的时间很宝贵，尤其是主管。因此节省读信者的时间，就是节省自己的
时间。减少沟通时间成本，会让工作更有效率。
二、展现个人能力
好的Email能展现寄件者的表达沟通能力，在层层转寄中，有机会让更其他主管
注意到。亦能提高他人与我们合作的意愿。
[如何撰写]
。确认主要收信者，来决定写的内容跟角度
不同读者有不同的资讯需求。通常来说，主管会比较需要结论、进度报告。
而同僚较常需要工作进度与细节。而客户则有各自不同需求。
若同时寄给数人，分清楚何者为主要收件者，何者为副本收件者(cc)。
。预期达成目标
希望对方读完信后采取的行动是什么? 依此给予不同的内容跟
行动重点(Action Point)
常见的有：
告知讯息 – 进度报告、现况说明
要求资讯 – 询问进度、状况、询问资讯等
要求采取行动 – 同意提案、报帐、请假单等
征询意见 - 安排会议讨论
。用结论、行动重点(Action Point)破题
让读者一眼就知道这封信是否重要。要花多少时间读。细节或过程可以当
附录参考。不要写半天流水帐后才说结论。
[O] 关于XYZ专案，目前进度80%完成，预计可准时于T日前完成。 详细进度如下...
[X] 关于XYZ专案，目前进度如下…(500字)。
[O] 对于OO任务，需要多一周时间。 原因如下…
[X] 因为……原因(500字)，OO任务需要更多时间。
。行动重点(Action Point)在信末再重复一次。
读者的注意力通常集中在首段跟末段。
当内容超过3段，在末段重复行动重点，尤其是需要对方采取行动的信件类型。
[重要技巧]
。明确有意义的信件主旨
人们在看信件时，通常只扫过主旨来决定是否要看内文。
要让读者看到主旨，即可知道信件大方向。
内部信件可使用动词或疑问句，加快读信速度。
。在主旨使用标签
让读者知道这是关于哪些类别的信，方便未来搜寻
用括号标注特定关键字，可以是专案名称、客户公司名、进度等
[TB101] 进度报告 ~20190105
[XX公司] 报价资讯
[Reviewed][CM] XX新闻稿 v.2
关键字必须对读者有意义，不能只有自己懂。
。表明身分与目的
首次与陌生单位接触时，开头表明自己角色与写这封信的目的。
例如: 我是来自哪个单位/部门的谁，写这封信是想要请教关于某某问题。
有助于对方厘清状况，降低反弹，提供适当讯息。
回信给工程师或者行销人员，内容会大幅不同。
。一封信一主题
若有多个事项需讨论，建议拆成不同信件，方便未来追踪。
更换主旨。
若是信件往来讨论中，偏离主旨，可将信件主旨更新为当前
讨论议题。并在原信信末提到，会用新信件主旨延续讨论，提醒对方。
。确保简洁、易懂
使用条列式或者表单
- 确保资讯传达准确，不需要当写作文
一图胜千言
- 有图有真相。有时文字描述不如贴上一张图。
注意缩写
- 使用标准缩写，不要自创。
- 寄给外部的信件尽量避免使用缩写。
。 精准地传递讯息
主要收件人
- 行动重点(Action Point)的对象。
- 主要收件人只留任务负责人或者需要采取行动的人。
- 将其他人移动到副本cc
信件开头提及主要收件人名字或称呼，提高注意力。
副本(cc)仅是通知。定位是收信人知道即可。不需采取任何动作。
。 注意附件大小
信件附件若是过大，建议用成链结(link)供对方下载。
- 超过5MB的档案
- 可确保文件的主动权(可随时移除或更新)
- 国外网络不一定如台湾便利快速
注意版本控制
- 档案名称记得标上版本。
。 转寄信件先检查
转寄(Fw)前删除敏感或机密资料。
- 或许好几封信前的信件内容有敏感资料，不适合转寄，要删除。
- 业界案例：公司机密资料不慎转寄给客户。
只留必要信件资讯再转寄
- 缩短对方阅读时间。
我们也可从对方转寄信件中挖到宝。
。 口头约定写入Email
将口头约定写入Email寄给对方
- 表示我方慎重，认真对待这件事
- 避免对方忘记。有白纸黑字做纪录(自保)
- Example:
如刚刚电话中所述，将于X月X日前由某方提供XX资讯。如有其他疑问，
请与我联系。
[千万别犯的错]
。注意情绪措辞
不要在信件内发火，除非是刻意而为
- 你不知道信件会被转寄给谁看
- 个人情绪控管能力会被人留下不好印象
在情绪激动下写信，最好忍住不发。
- 心情平复后再回头看一次，会发现好险没寄出去。
如果收到他人的怒火信，请心情气和地回复，把重心拉回信件主旨。
。 假设信件一定会被转寄
写信时记得这件事。
- 公开表扬，私下(口头)批评
- 确保写的内容不会被拿来作文章。
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