Re: [情报] 征求对开放政府有兴趣的公务员乡民

楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-02 23:38:40
※ 引述《Roy3567 (路边的大白)》之铭言:
: 看到这个话题能延烧好几天而不坠,许多人跳出来对开放政府及数位治理的概念发表自己的意见,并且有来自中央单位、地方政府,资讯人员及一般承办人的观点,老实说我还满惊讶的。看到众高手的回应,我想虽然大家口中骂归骂,但心里都希望自己的工作是有意义、能看得见实效的,不必浪费精力去做一堆没有必要的冗事。我想当大家都愿意把这当一回事时,就是一个改变的契机了。
: 虽然我仍认为开放政府的理念要完整实现,整个文官组织要进行大幅度的改造,但这种期待显然不切实际。我在念小学时老师就说过,要改变一个环境,要从大处着眼、小处着手,如果我们必须在这个文官系统内待上数十年,就要从现有公务体系的架构下来思考,一个跟得上时代变迁、可以迅速回应民众需求的行政组织,需要从哪些地方开始着手改变。
: 这十数年来,各级政府真的花了很多资源委外开发大大小小的资讯系统,自然每个系统的建立都是为了解决某些需求,但原本的需求改变了、新的需求出现了,原有系统不能满足需求时,公务机关的解法经常是挂上另一层系统去解决问题,所以资讯系统愈来愈多,新版旧版交叠夹杂,每一个系统都会吃掉承办人员的时间与精力,当要维护、要登打的资料一多,原本期待能批量快速解决问题的资讯系统就会成为冗事的来源。
: 举个例子,前几天我奉派参加某个全国性的行政协调会议,会议开始台上兴高采烈的宣布,为了解决跨县市登录管理借用器材的需求,某资讯中心已经设计好全国统一的器材管理系统,预计明年1月就可上线使用。这时候有县市问了,他们先前已经建立了县市范围内的器材借用系统,如何整合?长官回答曰:这部份他们也有注意到,所以请已经建制自有系统的县市每个月底将资料汇整成excel档案上传到该系统,就能完成登录了,“应该很快吧?”
: 不骗你,我看到旁边的县市承办人眼中闪过一丝忿怒的色彩,但瞬间又化为无奈,这就是我们的公务机关在整合系统时最常用的方法,利用仿佛不值钱的公务员人力去进行大量资料的转换,还自己为这是帮大家解决问题,结果总是制造更多的问题。
: 我认为,现在政府的数位治理盲点并非不够资讯化,而是资讯碎片化,尤其系统跟系统之间无法介接沟通,或是因为某些崇高目的拒绝使用已经运作好些时日,成效尚堪的原有系统,而重新要求所属人员适应另一套操作逻辑完全不一样的新系统,自然会引起相当的反弹,到后来才发现为了转换系统所耗费的成本,可能比使用原先系统多了许多。譬如说这十年间众多机关强迫要求所属人员抛弃MS的office套装软件,改用libre
office等自由软件,但这些档案转换的成本实际上是由第一线的人员在承担,帐面上少了授权费用,但维护费用及使用者的学习、转换成本却难以估计。
: 我很认同TonyQ所讲的,重点是拆开现有的各个系统,将资料转化为共同的语言,不要期待一套系统可以解决所有的问题,而能将系统设计成可迅速拆换的模组,可以快速上线,收取第一线人员的回馈后修改成更适宜使用的型式。这当然对资讯人员及第一线使用的承办人是很大的负担,但如果机关首长对资讯开发有sense,愿意给底下的部门多一些容错的空间,我想资讯系统可以帮上公务人员更多的忙,而不是制造更多的麻烦。
: 另外要如何让第一线的业务单位认识到自己需要的资讯系统是什么,要如何与资讯人员沟通,表达需求,转换成能看得见、做得到的spec,需要资讯人员花很多时间下来各单位沟通。本人身为某地方政府某个小科室的资讯联系窗口,近日就接到一份调查表,要求本科室提报可未来可以数位化的业务,但本科科长认为业务资料都有输入进电脑,公文也是用电脑发的,该给大众的申请文件也有放在网站上,他想不出来到底还有什么行政作业还没被数位化。
: 这就是心怀数位治理大梦的资讯人员与第一线业务科室的差异所在,业务单位对于行政流程的想法其实很固著,我们之前做得还算过得去的业务,到底要怎么做才叫作数位化呢?况且,现下各业务单位最头痛的就是处理人民的陈情与投诉,这部份数位治理又能帮上什么忙呢?
: 作为一个地方政府里的“内应”,我真的很希望可以看到更多如TonyQ般的资讯人才来到我们这些第一线的科室,一起来思考、来盘点我们现有的作业流程有哪里可以更优化、更进步。我想公务人员不是怕多做事,而是怕做不知道意义在哪的冗事。也希望唐政委的开放政府理想能真正由下而上,对整个公务体系带来正向的改变。
其实说真的,我个人是非常尊敬公务员的,
我自己出身公务员家庭,虽然我没有走公职路线。
但我觉得许多公职都还是蛮忧国忧民的。
我自己来公部门服务,初衷是因为我不忍看国家各种门面如此......脆弱。
也是因为我看到许多社会局处的同仁不断加班,
觉得可能的话,这些社会的安全网自己应该要被撑住。
所以我花很多的时间在这块尽量帮忙。
这里很多人都提到对资讯与行政这两端的许多质疑,
我觉得我的经验算是蛮特别的,就想举两个我自己的案例来跟大家分享。
可能这些案例都是很小的东西,但我着实花了一年多在推动这些小事上。
=====
在这边我其实觉得我的经验也不是很特别,
当然我也可以理解大家对资讯行政这块的感受。
我最早试着帮单位解决问题,是我 2009 年还在桃园县政府服务的时候,
我那时候是个社会处的替代役,有感于国保国民年金审查系统实在是太难用。
所以运用资讯技术帮单位略为“改造”了一下,大幅简化既有流程。
(要另外装程式才能改造,所以其他人看到系统还是原本的(笑),
这有点像是我们单位另外写程式界接的意思。)
帮助单位大幅加速审查流程,因为单位也不是很懂,
只是看到东西好像有做出来可以用,也就直接采用了。
大概审查一个案件节省了 90% 的时间。
(带入自动化判断跟一次查询所有需要的资料而不是要跨越层层表单)
但那时候我也只是个死替代役,虽然做了种种事蹟拿到绩优役男,
运气不错拿到处长嘉勉,但做再多终究就是个替代役。
而且那个老问题:你走了,系统就复原了。
这些我六七年前就都经历过,也体会过。
其实我都明白体系内对我们这种外人的感受。
只是至少我们在的时候,是有些事情会发生的。
但是也因为当初我们做过那样的范例,所以后来系统雏形有在督导的要求下,
参考我当初作的概念重新整理过,虽然晚了两年,但终究有走到当初的那一步。
===
现在很多问题,其实是“不知道能做什么”、“缺乏想像”。
资讯室觉得承办人不能用太新的东西,承办人不懂资讯技术,
当然我知道资讯室有时候是被当小叮当,所以也怒了不想帮忙,
而承办人觉得资讯室不帮忙,两边互卡久了就僵住了。
===
以邮递回执联为例,那个例子最大的负担原本是“找到公文归档”,
我先让承办可以用公文 di 档下载回执联 word 档下载打印出回执联,
然后上面特地印了系统辨识用的 QRCode。
然后我用资讯技术作 QRCode “自动辨识”,
有 95% 的辨识率,只剩5% 需要人工归档。
那时候讨论需求时我很直觉就想到这个解法,
不用人工归档,因为这件数一多就会吃掉一整个工读生人力,
更不用说要 key in 到系统,搞到要额外 key in 系统肯定没人想弄。
我提出来说,可以扫描后自动上传跟自动辨识的时候,
台北市社会局的承办人是愣住吓傻了跟我说:真的可以这么神奇吗?
可以的话我们当然好。
我说:技术的问题交给我,我说可以就可以,行政协调的部分交给你们解决。
我后来花了两个小时找了开源 lib ,测试了一下辨识率,
然后印出来测测没问题,两天就写好了。
他们则开始去思考怎么做试行,后来我们在“一个科”科长支持下试办,
试办一个月后成效良好业务大幅降低,就在“局长”支持下推展到全局。
(不过最开心的听说是档案室,
他们原本有一个人全职在做回执联归档这个业务(因为原本是公文加页)。
XD)
这是回执联,不过回执联这个故事比较特别啦,
当初想到要做这个,只是因为台北市社会局诉愿量比较大,
常需要举证送达,加上承办人轮替,
大家手上都有一堆陈年回执联,实在是很恐怖。
他们科综合觉得有必要解决这个问题,所以才在科长同意下来请我帮忙。
做完这个机制之后回执联根本不会回承办人手上,直接存盘,
又有数位系统可以查。
他们承办人有几个好处,所以蛮买单的:
1. 少了保管回执联的负担
2. 不用手写回执联(系统打印)
3. 可以即时查询跟确认回执联回来没
4. 不需要自己做公文加页
我们把数十人的每日零碎作业,集中成一个人一天不到二十分钟的业务。
这只是一个很小的业务,但就是我们在挑战的一个事情。
=====
我手上还有另一个行政数位化的实际案子:“志工”业务。
目前是先拿荣誉卡试行。
志愿服务荣誉卡在台北市,
本来是要用纸本填写申请单跟单位基本资料(盖官防),
然后打印志工志愿服务手册封面跟内页。
由单位送件到台北市社会局做申请。
这个业务是他们科长觉得志工业务很混乱,系统也多,流程繁复,
所以请我“指导”,然后我跟他们聊一下。
(先说叫我去指导的单位很多,但可以做事情的机会可遇不可求,
我聊过的科长跟承办应该有超过四十位,只有大概五六位有进展。)
我跟承办聊了一下,承办自己主动提出觉得许多“申请”案件,流程很累。
一方面完全没有系统(只有 excel 档),
要查有没有重复申请只能靠 search,非常浪费人力跟时间。
另一方面是规则真的很复杂,志工承办根本搞不清楚。
最后一个部分是厚厚一叠纸本,审查困难、归档困难,处理也困难。
这块后来讨论了一下,我们决定把 excel 档系统化,
我们为了系统化,第一个撞到的障碍就是申请单要盖“官防”,
到底还要不要纸本单据盖章?还是半套式的线上送资料,纸本送申请书?
这块志愿服务推广中心跟股长都很支持,觉得既然要做线上送件,
跟要求志工团体申请数位帐号了,就不应该再要求官防。
所以在这件事情上达成了减章。
(事后调查发现这对志愿团体来说,应该是最有感的需求,
很多单位很难拿到官防,甚至为了这个,
还有些单位限制他们一年只能申请两次。
不要求一定要有官防之后,目前线上申请案件量大增.....XDDDD

另一块是系统我先写好一版,内部测试试跑时发现一个有趣问题,
照原本的纸本流程设计的电子档,事先建申请单,
再逐一填写申请使用者,变成一案 n 人的模型。
但后来发现一个问题,原本送件是一次送整批(假设十个人申请),
假设其中一个人被退件,照原本纸本逻辑是要十个人全部退件的。
可是这非常不合理,站在志工单位的角度而言,这很糟糕。
后来我们经过讨论有了共识,稍微调整了结构,
在线上系统变成一案一人,可批次送出,
先建人再送出,不再采取原本的一案多人的模型。
这样有个好处,万一需要退件,我一次退一个人就好,
其他九个人照过,不用退十个人。
这些纸本档案只要用影印机扫描或用手机翻拍,
我的网站系统支援直接用手机连拍照片上传送件。
(而且我的网站同时支援桌机、平版、手机,做 RWD ,
从送件到承办审查,都可以借由手机跟平版进行,
不过倒是有一点比较可惜,不支援 IE8 以下,只支援到 IE9+ 。XD)
最后我们取消了“两吋大头照”(荣誉卡照片)的缴交!
我们直接收电子档或是请志工团体的承办,
直接帮志工用手机拍正面看的清楚背景单纯的照片即可。
而且志工送件时不需裁切照片,我写的系统可以简单裁切,
所以审查员(志愿服务推广中心)这边也愿意支援我们审查时帮忙裁切。
这样一方面省掉找两吋照片的麻烦,
另一方面是就可以做到“直接下载数位荣誉卡电子档”。
这里还有个插曲,为了做数位荣誉卡电子档,
我认为应该要有 QRCode ,做卡片的数位防伪,
所以这块特别请承办签文到卫福部申请卡面格式变更,
等了整整两个月还做了许多的说明,才终于等到核可函。XDDD
当然还有许多具体的问题讨论,在此不一一赘述。
然后对应的修改线上申请的办法,办系统说明会。
(我去当讲师跟志工承办一个个说明理念,系统操作...etc)
最重要的部分,因为是开放给民间团体申请,易放难收,
所以我们更谨慎一点,我们没有拿民间单位当白老鼠,
我们十月试推一个月,是请志愿服务推广中心,
试着用“纸本件翻拍”的方式当我们系统的第一批使用者,
确保用真正业务的东西磨了一个月,志推发现的问题全部修正,
之后才丢给民间团体使用。
(eat your own dog food.
这是我们资讯业界常用的术语,自己先用过再叫别人用。)
现在每天大概都有数十案线上送件,
案件审核时间从原本的 4-5 周,简化到 3 周不到。
而且审查员能够更专心在内容审查上,
一些基本的条件检测都由资讯系统做完前置处理跟检测了。
另外单位因为送件后“即时”看的到申请流程,
事后看得到申请纪录,这也解决了他们承办人经常轮替资料不齐的问题。
而且规则系统化了,也更让承办人比较不用自己瞎猜跟瞎摸。
(不过说明文件还需要再补齐就是了)
(据说志工业务在团体也是屎缺)
作者: fish217 (123456)   2016-12-03 00:17:00
作者: acbwanatha (小傑富力士)   2016-12-03 00:31:00
全部看完。我觉得行政流程的简化、更有效率,是行政学也就是管理学的事情,而你们资讯人员只是把这流程建制成电子的形式,倒底哪些流程可以精简,问第1线承办人员是最清楚的,所以你们这个单位要找的人绝对也要有第1线的承办经验。
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 00:35:00
(先说我不是唐凤办公室的人, 不过我是在地方政府推动.XDDD)不过你说的没错 其实具体业务都在第一线人员,期待救世主高阶凭空处理下来是不可能的。只是现在员额都用业务跟资讯壁垒分明的角度,光是权责分配就有争论不完的事情,更不用说到第一线业务再造了....唉
作者: symikeleigh (qwrgkbhlg)   2016-12-03 00:38:00
厉害,回头看看自己机关的业务,应该也是有简化的可能
作者: acbwanatha (小傑富力士)   2016-12-03 00:39:00
看到这国家还有些人在做事情,我的心就安稳了些。
作者: pttptt2008 (无心)   2016-12-03 01:01:00
楼上,其实这国家本来就有人在作事,但很多领导在作秀
作者: takeoff ( )   2016-12-03 01:02:00
看了这串讨论才知道我去上的荣誉卡线上化课程是写系统的tonyQ大大亲自授课。上课的感觉是tonyQ真的有站在使用者角度去理解及设计系统,如果政府部门各系统都能有tonyQ这样的人才去整合及设计,真的能增进小基层处理事情的效率!衷心期盼!
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:03:00
@takeoff 哈 是我没错 (全台湾也只有我们市做这个啊!)
作者: takeoff ( )   2016-12-03 01:10:00
我自己的业务还有需要帮忙教导同事其他系统,我觉得我最常跟同事讲的就是写程式的人本身又不办公文(相关业务),当然写出的系统很难用...荣誉卡系统虽然目前没案件,还没真的用过,但就上课的感觉是真的令人耳目一新,谢谢!
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:12:00
@takeoff 我觉得荣誉卡过去真正恐怖的是,没送件之前,没有任何规则可循...而一旦被退件又旷日废时...XD应该说资讯系统可以帮助规则的“确立”跟明文...
作者: Maisie (自由)   2016-12-03 01:22:00
受教了
作者: demonal (dem)   2016-12-03 01:27:00
人走了一切回原样
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:28:00
@demonal 所以我其实还留下了一些“承办自己用的小撇步”不管我们走不走,承办自己都还能用这些招自己做事。XD像是 pivot table 这种小工具...etc
作者: alvar (( ′-`)y-~)   2016-12-03 01:33:00
赞真是个好心人
作者: demonal (dem)   2016-12-03 01:40:00
其实最近去某个场合时,我当场吐了一句,啊这种你们自己写api去抓不就好了?结果就是……谢谢指教,我们回去研议……希望你们成功,不过这国家已经没救了,无所谓。
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:46:00
@demonal 哈 是啊 现在连这么简单的语言都很难传达...QQ
作者: demonal (dem)   2016-12-03 01:49:00
曾经想用“众开讲”去推案,结果是被对口pasd跟长官洗脸。
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:50:00
join 啊......(远目)只能说真的辛苦了 我自己都是尽量先取得长官支持再做,也是避免害到大家 XDDD
作者: demonal (dem)   2016-12-03 01:52:00
打错是pass就是一个自己很开心跑去给长官打脸的概念总之,祝你们好运
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 01:56:00
join 有很多故事啊 只能说 join 除了民众可以比较没拘束公务员用 join 有一种微妙的踩地雷感觉...XD之前我们推 vTaiwan (蔡玉玲政委时期) 因为就是蔡在推,所以至少是蔡负责,比较没这种问题。 join 就比较棘手 XD
作者: demonal (dem)   2016-12-03 02:11:00
是的,所以不单是技术层面的问题,更多是政治层面的问题这不是系统的错,只是我懒得去说服上头,累得半死搞不好还会被做记号
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-03 02:23:00
暂时就让我们这些非公务体系的外人来帮忙推这些东西吧 XD
作者: Jasy (傑西)   2016-12-03 02:34:00
帮推
作者: NewIdentity (New Life)   2016-12-03 05:49:00
似乎有听过演讲!
作者: BABYXD (圆滚)   2016-12-03 07:58:00
看完給推 真的很有收獲
作者: the1memory (知识+)   2016-12-03 08:08:00
讚!寫的真好!
作者: demonal (dem)   2016-12-03 08:34:00
希望你們能成功,最好是法制化,加油
作者: gn01921390 (Slum)   2016-12-03 08:53:00
推
作者: l26921216 (很悠闲的生活~~)   2016-12-03 09:22:00
不推真的對不起默默做事改變現狀的人
作者: play0517 (jeff)   2016-12-03 11:25:00
認真看完,給推
作者: Roy3567 (路邊的大白)   2016-12-03 11:33:00
贊成 改變從身邊做起。
作者: camille1002 (ca姐)   2016-12-03 12:16:00
先把人補齊吧!每次上面隨便一個政策下面做得要死,沒有獎勵跟沒有鼓勵,根本是血汗政府,說要精簡人事搞合併,結果創造更多主管的位置,每次有高官離開就馬上補好補滿,下面是缺人缺的要死還在那裡想有的沒有的加工作,煩死了!
作者: BlackCoal (居士隐埋偏仕)   2016-12-03 12:33:00
推,現在在用的系統真的很爛,長期維護也是同一家得標,但是後來才知道那家公司其實也是做辛酸的
作者: tinyw (宝)   2016-12-03 13:20:00
謝謝您!!!
作者: plumeriaho (plumeria)   2016-12-03 13:23:00
推,謝謝你們的付出是國家的福氣
作者: imumini   2016-12-03 15:03:00
推!
作者: P1986625 (123)   2016-12-03 16:03:00
推
作者: marchman (出世心,入世情)   2016-12-03 16:23:00
推!謝謝你為這個美好世界致上祝福!
作者: chungrew (work hard, play hard)   2016-12-03 17:12:00
推 加油
作者: hacoolman (哈酷面)   2016-12-03 17:21:00
推用心
作者: a0350917 (婉言)   2016-12-03 20:36:00
覺得你的做法很好,之前我也是自費把自己的雲端分享給同事做線上共同編輯,省了時間跟即時回覆性,一定是有利同仁才願意使用跟推廣,沒有人當第一個絕對沒有開始,謝謝你
作者: demonal (dem)   2016-12-03 23:25:00
其實我覺得會生氣還算好的,很多老屁股根本都不生氣了,就是“冷眼旁觀”……然後出事再酸個兩句,不然就背後補刀……業務上的想法只跟能給建設性意見的人溝通
作者: DanaHuang (黛娜)   2016-12-04 00:19:00
Awesome! You got the point.
作者: CRYM (芙凛兔)   2016-12-04 04:37:00
推
作者: popxpopxpop (爆爆爆)   2016-12-04 10:13:00
特别来推,要帮做事的人补血
作者: striker (黄金单身汉)   2016-12-04 15:47:00
就汤尼Q了,还找啥人...跪请唐凤政委三顾茅庐,为民请命延揽进入团队,造福社祉!
楼主: TonyQ (自立而后立人。)   2016-12-04 16:38:00
@striker 我早就进过政委办公室了 没什么用啊 XDD我还是在地方默默帮忙做基层协调比较实际,政委办公室需要的是能做规划的人,而且政委办公室的人下去“督导”具体业务进行会发生什么事情,我已经很清楚了。XD多数单位希望跟政委办公室的政策保持着朦胧美的距离啊 XD从那之后我就全力到地方政府帮忙些基层琐事了。XDDDD
作者: chungrew (work hard, play hard)   2016-12-04 21:06:00
你在地方政府才能实实在在做到事情政委办公室有时候难以做实事
作者: striker (黄金单身汉)   2016-12-04 23:09:00
@@~~
作者: Yuhja (Yuh-Ja)   2016-12-05 01:00:00
作者: zoro1022 (落)   2016-12-05 07:58:00
作者: shrincault   2016-12-05 19:43:00
推推
作者: acbwanatha (小傑富力士)   2016-12-06 23:19:00
我们难道眼睁睁地看到朝政日益崩解。

Links booklink

Contact Us: admin [ a t ] ucptt.com