简单回
在履约过程中(不只政府合约 民间依民法之契约)
同样都有
谁做了什么就要负责什么的 惯例
(除非契约另以文字明定)
您的案例
个人最多做到 提供 制式表格 至于表格里的数字
个人死都不会帮厂商写...
如果是办工程的 不只数字死都不写
包括 章 也不要乱盖
(品管班里的范本 如果没有承办人或机关要核章的字段
不管是 委技 或 厂商送来的版本有字段 个人都不盖的...)
拉回来...
履约管理中 您的角色 是业主...
契约责任理 厂商提出数量给机关查验或验收
机关仅就于其提出数量核对
从来没有业主自己算数量 再自己核定这回事
PS.工程上 竣工图 谁画 谁核 谁备 也是这个观念
您的做法 调整成
制式表格给厂商
厂商自行填写
(您自己的数据 自己留着)
您核对...有错 退 正确 核..
今天
您把您的数字给厂商...
万一有错误...
负责的是您...
严重的 是有可能构成图利...XD (万一又遇到观点比教...的法官)
※ 引述《shine465 (......)》之铭言：
: 各位先进大家好
: 关于履约管理想跟大家讨教
: 由于我们单位开口合约众多
: 每月结帐案子高达20-30件
: 而每件月结案都要制作本月叫货的明细表(由厂商自己制作)
: 我于去年12月报到，接近关帐
: 那时帮忙核对这些明细表与契约规格、单价是否相符，真的是要疯了
: 一个案件要核对好久，而且每一个厂商的格式都不相同
: 如果厂商制作的明细表没出错那就好，案子往下一关送
: 但是厂商如果做错(很常发生)，就是退回修正
: 修正完又必须核对一次
: 一来一往相当费时费力，没有效率可言
: 今年开始由我接管
: 我讲求效率，同样的案件不希望看两次，
: 所以结帐方式变成明细表我制作
: 然后寄给厂商核对确认
这里 就有所谓 球员兼裁判的 角色混淆问题
该厂商做得让厂商做吧
: 如果没问题，用完印连同发票送过来结帐
出错时
厂商只要 咬这些数据是机关 给的
担心不照走...会无法请款
您就得花很大的心力去解释...
: 评估其成效
: 1.制作表单时间比核对所需时间还少
: 2.制作表单单位内部先检查一次金额，寄送给厂商再核对，等于开发票前双重确认
...不符一般买卖契约惯例...XD
: 3.厂商送来明细及发票后案子就直接往下一关送，不用堆在我这里
建议反过来
您可以制作表单...
但是 给厂商 空白的表单
千万不要把自己的数据给厂商...
出错时 责任厘清 可以很麻烦...
PS.工程上 还有 签章顺序问题呢...(厂商先签 还是 监造先签)
: 目前执行起来没什么太大问题，厂商也欣然接受，但就是一个前辈看不过去
: 他的论点认为
: 1.厂商都不用自己来对帐了 (我做的明细不就是对帐用吗?)
您角色错了...
: 2.明细表错误，厂商也没核对，按价开发票事后若有金额上的差距单位要负责
: (给明细让厂商核对了，发票也自己开的，怪机关?)
是的...
您觉得 您有让厂商核对再盖
但是法官的心证 很神奇的...
可以 认为 公务员借由权势 强迫厂商接受.... XDDD
: 3.这也是我的爆点，说我 图利厂商！(这到底哪里图利?为什么不是服务厂商?)
: 今天他跟厂商说要厂商自己做，大家都要分摊
: 今天他跟同事们说我假会，根本图利厂商
: 我气炸了，是我的问题吗?
: 我让案件滚得快，错了吗?
: 我也可以照旧，让四月结帐的案子到六月还没跑完，还请厂商不要开发票
: 到时候再来说管理不佳，执行进度落后......
: 唉，我真的错了吗?
: 真的该由厂商制作，然后我们当老妈子在后面催催催吗?
很简单 把自己当惯老板吧 XDDD
其实您的原意是好的
只是您手法有瑕疵...
别激动 这很正常...
因为您还没喝过 "莫须有"咖啡 XD
大多数单位
也只有几个人可以提醒您有风险
但也没有办法 跟您解释清楚风险是怎么造成的...