小弟任职的传产公司算小有规模,员工数近1.5k。最近偶然和朋友聊到跨部门联络方式,
他说他们公司(科技业)是靠mail CC就好。
我们公司则是非常倚靠开立内部联络单,有时客人上午提供的的东西,要求下午就要签回。
若对方主管比较能沟通的都会答应说先发mail,联络单后补,比较坚持原则的则就是要求
按规矩来,收到联络单才开始动作。到头来我们这对外窗口常常被客户质疑反应不够快速,
客人等不了时就往上级打电话催进度催文件。
我负责的客户在公司内的确算是恶名昭彰,也或许是可以搬出那句"客人是需要教育的"!
不过和朋友聊天当下也在思考这种联络单的方式是不是有改进空间:
1.文书作业繁杂:
Mail寄一次,正式联络单再寄一次,另外要再影印一份留底归档,
确保未来需要讨(ㄔㄠˇ)论(ㄐㄧㄚˋ)时拿得出证据说:"我有开联络单喔!"
我曾经一段时间只留电子档,后来就被前辈教训说若不把纸本留底在该零件的专属档案夹
里,你请假时其他人怎么找得到?电脑坏了怎么办?
虽然我本身有靠网络工具直接同步备份至估狗云端,可是还是被当的哑口无言。
2.传递费时:
还可能碰到有人押件或文件在传递过程中莫名消失。