[分享] 7大诀窍,搞定一周七天

楼主: yenice (最近)   2012-12-04 15:18:06
引用网址:http://forum.30.com.tw/Board/show.aspx?go=369
你是否常有忙碌一整天,但手上仍有许多工作未完成、时常被人打断你正进行的工作的情
形?你是否常感叹苦无时间进修呢?以下时间管理七大诀窍,将帮助你在关键时刻用对方
法,使你更游刃有余地工作与进修。
1.妥善运用早晨黄金时光
不论就中、西医观点,或是时间管理大师的经验而言,早晨都是人们工作的黄金时光,因
此早晨的时间管理更加重要。上班族可以提前一小时到公司或附近的咖啡馆,在不被打扰
的情况下处理重要公事或念书。这样不但可以避开上班尖峰时间的人潮、节省时间,利用
那一小时吃个丰盛早餐,使体温升高,更可增加专注力。
2.善用通勤时间
上下班的通勤时间是上班族不可小觑的时光。利用上班通勤时思考一日工作流程,等到了
公司便可马上进入工作状态。《从准时下班开始》一书的作者认为,每天下班后的通勤时
间非常适合阅读,因为做完一天赖以生存的工作后,深入思考是满自然的行为。但若身处
于拥挤的公共汽车或捷运上,也可收听语言CD、广播来进修。
3.集中处理类似的工作
你是否常未完成一项工作,又着手进行下项工作呢?这样无法将工作效率发挥到极致。可
以将同类型的工作集中处理,例如拜访客户或出外洽公,可排在同一天或一个时段;选定
一段时间专心打电话联系,或整理、制作文件事宜。借由持续进行同类工作产生律动,进
而缩短处理时间。
4.更有效率地处理电子邮件
你每天花多少时间处理电子邮件呢?《每天多赚2小时》中提及,一般人每天平均浪费三
十分钟找寻电子邮件。为了避免这样的情况发生,不要把收件匣当成待办工作清单,你必
须在阅读邮件时,首先浏览一遍并删除不必要的邮件,之后再立即处理最重要与方便马上
回复的邮件,并将待处理的邮件建档,让收件匣保持干净,使未来作业时更迅速。
5.计算工作量,填入空档
别小看五分钟、十分钟这样的零碎时间,一旦你能善用这些平常发呆和不知如何利用的时
间,无形中你每天就多出约一小时的时间。和田秀树在《我的一天有48小时》中提到,根
据自己的工作性质与习惯,依空档时间长短不同来做不同运用。例如利用五分钟收发电子
邮件、十分钟练习口头简报、十五分钟阅读杂志专栏等。
6.利用“对分法”处理繁琐、庞大的工作
许多复杂、繁琐的工作让人望之却步,不知从何开始,若无法利用系统性的规画工作方式
,将造成一再拖延的结果。在《搞定一切,还有时间玩》中作者提到运用“对分法”将要
做的事情,借由不断地对分来厘清与分解,到最后,难以上手的工作,将只剩下一些细节
。这种方式可应用在计画、活动,以及实物的配置上,帮助你厘清归档系统,或整理工作
环境。
7.有效运用截止期限
许多人听到截止期限就不由得心情沈重起来,但积极活用截止期限所给人的紧张感,反而
可提升效率。首先评估工作所需花费的大略时间,若是一小时,则将截止期限减少十分钟
;若是十天,则设定八天为截止期,借此可迫使自己更加专注,同时留下了时间,做为工
作的缓冲期,或是用来慰劳自己,使自己放松、做些喜欢的事。
作者: ezschool6307   2012-02-06 11:22:00
好开心! 谢谢po文分享

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