《没有Email的世界》读后心得：工作会变得更高效吗？
过度沟通时代的深度工作法，一本你自己需要，也希望老板读一读的书
图文好读 https://readingoutpost.com/without-email/
你对 Email 有什么看法？一项调查显示，人们对 Email 的感受是“我讨厌自己永远都无
法‘离线’”、“我疲惫不堪，只是勉强跟上”、“有了它，我在工作日变得更孤立……
我不喜欢这样”、“我无法克制时常要检查它，它让我变得低落、焦虑、沮丧”。这个曾
经方便又快速的数位工具，到底出了什么问题？
这本书在说什么？
《没有Email的世界》的作者是乔治城大学资工系的副教授卡尔．纽波特（Cal Newport）
，他专门研究数位时代的理论基础，也是一位研究个人生产力的专家。我读完他的前一本
书《深度数位大扫除》之后成功实践“数位断舍离”，接着我也找了他另一本畅销作《深
度工作力》继续拜读。
在这本新书当中，作者延续前作探讨的议题，再度提出一个很有挑战性的问题：“如果这
个世界没有 Email 会不会让我们过得更好？”他观察到在现代的职场环境当中，充斥着
大量混乱、内容缺乏组织、看似急迫但实则不然的 Email 文化。快速、免费的 Email 看
似提高了大家的生产力，但同时也衍生了大量的“浅薄的忙碌”，这跟真正能带来高价值
的“深度的工作”正好背道而驰。
为了解决这个问题，作者把工作内容拆解成两种来看待，分别是“工作执行”和“工作流
”（workflow），Email 的问题就出在于，它衍伸出来的“工作流”令人容易分心。这本
书就是一本对于工作流的改造指引，教我们把传统 Email 用来“指派、协作、评估”的
三件事情，转换到专门为工作流打造的系统上面。当我们能避免 Email 带来的浅薄效应
，才能迈向更有价值的深度工作。
作者强调的并不是完全废弃 Email，而是我们要“有意识”地检视它的优缺点，而不是“
无意识”地任由它主宰我们的注意力。接下来的文章内容，我会和你分享作者的观察和提
议，以及我套用这些方法之后的具体范例。希望你也能找到具体的方法，来优化你个人和
团队的工作方式。
Email 对个人工作造成的问题
为什么用 Email 办公仍然盛行？因为这个沟通方式太快速、无痛、方便，现在甚至出现
了像是 Slack、Teams 之类的即时通讯工具（在台湾很常听到用 Line 来办公）。当我们
把工作流和这种通讯方式结合，就形成了一种“过动的蜂巢思维”（Hyperactive Hive
Mind），指的是“以持续对话为核心的工作流，透过 Email 及即时通讯服务等数位工具
，传递没有架构、没有排定时间的讯息。”这种工作方式有什么问题？作者以 Email 的
使用观察来解释。
根据 2019 年的一项统计，一般知识工作者平均每日收发 126 封公务 Email，等于每四
分钟一封讯息。另外由 Adobe 公司进行的一个调查显示，知识工作者每天花三个多小时
收发 Email。当你试图维持很多的平行进行的电子交谈，又必须进行主要工作（例如撰写
报告或电脑程式），你的大脑在每次切换任务的时候，都会消耗大脑的认知资源。
当整个组织都依赖著 Email 来协调工作，个人工作者就需要频繁分心，在分散的信件里
讨论事情。根据神经科学的研究显示，这种频繁的情境转换，会造成庞大的心力成本，降
低认知表现，让人产生疲惫感。书中的案例观察发现，重度依赖 Email 的组织，短期内
看似能够迅速指派任务、快速寻求回馈，长期而言，反而减少了每一个个人工作者的生产
力。
Email 对团队工作造成的问题
Email 是一个不适合传达用来“语气”的工具。纽约大学的社会心理学家贾斯汀．克鲁格
（Justin Kruger）领导的团队做了一个实验，他们要研究“讽刺”。这个实验把参与者
分成两组，寄信者和收信者。他们给了寄信者一份主题列表，要求他们针对每一个主题撰
写两种句子。第一种是正常语气，第二种是讽刺语气，然后同时把两个句子用 Email 寄
给另一组收信者。然后，收信者要判断哪一个句子是讽刺性的。
实验的结果是，寄信者预测自己写的 Email 语气都会被收信者猜对。事实上，收件者猜
错了将近 20% 的句子。但是，当实验人员请寄信者用录音的方式寄送，这时候听到录音
的收信者几乎全部猜对了。这也难怪纯文字 Email 的语气常常会造成两方的误解，无形
中衍生了更多的沟通成本。
作者提到，因为人类心理一种称为“自我中心”效应的关系，会深信自己对一件事情的看
法。他调侃道：“当你‘确信’自己发出一封友善的提醒，你的收件者同样‘确信’你传
达了一项尖锐的批评。”如果你常常需要寄二十九封信才可以解决一个问题，那最好的方
法或许是直接去找对方讲话。
团队可以不依赖 Email 来工作？
作者使用了一个很有趣的类比，来说明他提倡的解决方案。
二十世纪初的汽车的组装方式，都是工人各自把零件搬到特定地点组装，跟盖房子很类似
。当时的亨利．福特 （Henry Ford）自问：“如果不是让工人在静止的车辆之间移动，
而是让汽车通过静止不动的工人呢？”接着，他改造了组装线，让汽车在输送带上移动，
由不同站点的工人专心进行一个组装动作。这个改善让一辆汽车的组装从 12.5 个小时降
低到 93 分钟。此后的工业世界，掀起了一股组装线的革命。
作者认为，当时的工业资本是原物料和机器设备，而现代的知识产业，主要的资本是每个
知识工作者的生产力，所以重点就变成了：“与拥有多少资本同等重要的是，你如何‘运
用’资本。”因此，他在书中提出了具体方法，用来避免“过动的蜂巢思维”带来的资讯
分心、超载和焦虑。以下我列举两种我自己套用到工作中的方式。
１．工作任务的流程
福特汽车改采组装线来运用工业资本，知识产业也可以挪用这个概念来提升知识工作者的
产出。在一个以知识产出为主的专业团队里，真正有价值的不是来来回回的 Email 和讯
息沟通，而是实质的“产出”，一段好的程式码、一个完成的作品、一个客户喜欢的企划
案。因此，Email 和即时通讯工具强迫知识工作者在不同的网络之间来回切换，在实质上
减少了他们的生产力。
作者在书中举了各种产业类型的公司，说明这些知识产业如何从“工作流”的流程优化著
手。首先，明确定义团队的每一件“任务”并且类别。接着，如同汽车会流过组装线上的
每个站点一样，设定每个任务从开始到结束的所有“状态”。最后，让负责不同状态的团
队成员“专心”在他们自己的任务上，团队每天只用极短时间的面对面会议（或远距视讯
）进行任务指派、回报问题，然后就让成员继续专心工作。如果把这个流程跟汽车组装放
在一起比较，看起来会像以下的列表：
每一辆汽车 → 每一个任务
组装的站点 → 任务的状态
工人花劳力组装的时间 → 知识工作者花脑力专心的时间
这种工作流程在软件界已经行之有年（分为 Kanban 和 Scrum 流程），作者在书中探讨
了更多其他产业应用这套方法的成果。我自己最近也利用 Notion 数位工具（详见：
Notion 是什么？），建立了一套我用来跟小编协作社群图文的工作流程。在这套系统里
，我们只需要直接在系统上面，针对任务本身去执行和讨论，省去了许多来来回回的
Email 和杂乱无章的即时讯息沟通。
Notion 的 Kanban 流程范例
在上图的工作流程中，每个任务看起来就像是一张“卡片”。我把状态分成五种：点子区
、编辑中、待发布、抽奖中、已完成。每个状态只要一完成，就把卡片往下一个阶段移动
。基本原则就是，用任务卡片来对话，取代过动式蜂巢思维的杂乱讯息。
２．预约会议的方法
你写过 Email 跟别人预约开会的时间吗？为了跟对方乔拢时间，结果信件一直来来回回
的情况困扰着你吗？问题就出在于，Email 简单、方便、无拘无束的格式，很容易让对话
陷入一个开放式的循环。在确认时间的过程当中，你需要重复检查信箱，无形中挂心在这
件事情上。
作者认为：“如果你愿意先花功夫去开发一个更加智慧的协定，通常可以大幅减少长期的
成本。”以资讯科学为例，现在传输大量的数位讯号，软件的接口之间都会仰赖各种“协
定”（protocol），尽可能用最小容量、最有效率的资料格式进行通讯。我们现在享受的
串流影音服务（Netflix、YouTube）就是受惠于各种强大的通讯协定，才可以让资料的传
输快又有效。
当然，就预约开会而言，我们很幸运地不用再自己去“开发”一套协定，你只要学会怎么
使用一些方便的数位工具就可以了。例如免费版的 Calendly 和 TidyCal 就可以帮你省
下“乔”会议时间的来来回回。这种工具可以让你整合自己的数位行事历，直接让对方挑
选空档时间，然后完成后续自动化的一切动作。
例如我最近就常用 TidyCal 这套工具整合我的 Google Calender，把我有空档的时间自
动秀出来，我只要回信给对方一个预约会议的“网址连结”，对方就能快速挑选。挑选之
后，就会自动注册一个 Google Calender 的时段，系统自动发信通知双方，并且附上一
个自动产生的 Google Meet 连结。预约成功的会议，也会自动在我的 Notion 工作流程
里面产生一个新任务，我就可以直接编辑那项任务，补上一些开会的资讯和议程。如同作
者所说，花一点时间去优化协定，会带来长期的效益。
TidyCal 的预约会议范例
后记：论工作流和工作执行
读完之后会发现，《没有Email的世界》的书名只是一个方便好记的名字，其实作者在强
调的是对于“生产力”的深刻检视。他认为问题不在于这些数位工具，而是我们怎么去使
用这些工具，他说：“真正阻碍进步的是屈服在这种生硬工作流的安逸之下，而不去进一
步改善。”知识工作者的“专注力”才是最有价值的资产，如果我们找出更优化人类大脑
的能力、持续为资讯加值的工作流，就可以大幅提升知识产业的生产力。
我认为《没有Email的世界》的对象是“组织的工作流”，一方面写给组织的领导者，去
思考组织内要采用什么“工作流”才可以让员工全心全意投入“工作执行”；二方面写给
个人工作者，试着采用一些可以优化自己工作流程的协定。如果你想要优化“个人的工作
执行”，那么《深度数位大扫除》和《深度工作力》这两本书就是很适合你的下一本读物
。
最后，作者这系列书籍让我最受启发的就是把“工作”这件事情，拆解成“工作执行”和
“工作流”两个层面的想法。工作执行是个人的责任，工作流则是组织的责任。只是，在
数位趋势的推动之下，每一个知识工作者，其实都具备了“把自己当成一家公司经营”的
能力。说到底，学习如何去优化这两个层面的本领，也是我们自己的责任。