《不懂引导问话术,主管自己累成渣》如何用PDCA提问法主持会议?
懂得问出好问题的主管,透过88个暗示提问技巧提升部属的思考与成长
图文好读版:https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
身为主管,如何摆脱沉闷无趣的会议方式,成为一个好的会议主持人?我还想知道的是,
除了传统的“是/否”、“对/错”之类没有讨论空间的命令式问题外,还有什么提问方
式,能够让会议充满更有建设性的讨论?我从一本书里找到满意的答案。
这本书在说什么?
《不懂引导问话术,主管自己累成渣》这本书广义来说,是教主管们如何提出“优质提问
”,引导下属采取行动、催生成长。狭义来说,书中的焦点实例在于“会议主持”,透过
引导提问的方式,激发部属的发言欲望和思考,达成更有效的讨论。
这本书的作者是日本〈商业引导服务〉机构的代表人新冈优子,曾任IT工程师、专案经理
、公司顾问,目前运用自己在产业多元的经验,协助其他公司进行团队开发、领导能力、
流程改善、会议改善。如同大部分日本的商业书籍,这是一本道理讲得少、案例练习讲得
多的书。
书中很具体地展示了88个问句,如何应用在不同的情境和流程中,钜细靡遗地说明使用时
机和例外条件。这篇文章整理我读完后的收获,以及浓缩对我最有帮助的问句,画成一张
“主持会议的PDCA提问循环”提供日后参考。
优质提问为什么很重要?
先说结论:“好的提问能激发好的反思,好的反思容易带来优质的行动”。在我的职场经
验里,感受尤其深刻。最近有一位时常指导我的经理,对我(或对别人)最常问的一句话
就是:“关于这件事,你有什么想法?”每当自己被问到,脑中立马千头万绪。
这句话真是简单又万用的提问,而且屡试不爽。当我们接到这个提问时,会为了回答而“
反思”,也就是连结过去的经验与价值观,整理出自己的判断与想法。反思很可能会带来
新的发现,促使积极的人发想具体的策略,最终促成“行动”。
在主持会议的时候,这句话也适用于对其他的与会者提问,激发对方的思考和表达,进而
倾听对方真实的诉求与想法。《莫守成规》这本书里提到叛逆型的领导者会懂得跳脱框架
、建立“关系”,而且不断发问:“当我们借由提问与他人互动时,彼此的关系会变得更
强韧。”
作者精炼多年来传授“引导提问术”的经验写道:“优化关系品质和思考品质,促进行动
品质的提升,进而带来成果品质的提升。”这就是优质的提问能达到的效果,提升整体团
队的关系与思考、采取具体行动、强化最终成果。
如何激起部属发言欲望?
站在主管兼会议主持人的角度,不外乎希望大家参与会议,是能够“达成共识”、“解决
问题”、“促进行动”。要让团队产生化学效应,最重要的就是加深彼此的“信赖”关系
。作者提出五个基本功,若自然而然挂在嘴边,便能提升部属的发言欲望:
“谢谢。”保持真诚的笑容,无论部属发言是否有益,皆表达感谢,让人感到自己有所贡
献、还想再发言。
“原来如此,这也是一种看法。”听到立场不同或者相反的意见时,表达接纳对方的发言
,但还不表示肯定对方的意见。
“让我们一起来想办法。”让部属把你当作一同思考的战友,但要搭配问“各位觉得怎么
办才好?”不要沦为只有自己动脑。
“……(不多话)”身为主管常有强烈使命感,认为自己要负责解决问题。然而,太多话
只会剥夺部属思考与发言机会。
“我还是想提出这个看法…”用于当团队思考开始侷限、失焦时,用这句话扩大思考框架
,或提出完全相反的想法。
此外,保持“谦逊”的态度也会让部属勇于发言。我读管理名著《主管这样带人就对了》
时写下这则感想:“领导者要认知到,自己不一定得是团队中懂最多或最厉害的人,懂得
让出空间给下属发挥和表现,让下属来‘教’自己。”
开会时应该问哪些问题?
读到这本书的后半段,看到作者把“PDCA循环”用来做为会议的审视和改善规则手法。但
我对于制定会议的规则比较不感兴趣,反而觉得这个循环很适合做为会议的起承转合,我
整理书中实用的问句范例,画成以下这张“主持会议的PDCA提问循环”。
(图)主持会议的PDCA提问循环
首先,是会议开始时的规划(Plan)阶段,提出“目前最大的问题是什么?谁最困扰?我
们最应该先解决的是什么?”之类的问题,定义会议讨论的主轴,凝聚大家的聚焦方向。
接着,是会议重头戏的执行(Do)阶段,针对讨论方向开始向部属提问:“关于这件事,
你有什么想法?你打算怎么做?需要什么协助?”透过这类问题,激发思考与讨论,催生
各种提案与想法,让议题有一定程度的发散。
再来,是会议收敛的检核(Check)阶段,试着带领团队回顾,问道:“我们的讨论是否
有朝目标前进?”也可以向个人提问:“你可以用一句话总结这项重点吗?”把讨论完的
策略与议题进行收敛,凝聚团队共识,加深部属对各个议题的认知。
最后,总结会议内容的行动(Action)阶段,问出:“根据今天的讨论,要采取哪些行动
?”让团队针对共识,拟定各项行动。透过“所以谁能为这件事做什么?”之类问题,让
各项行动有明确的执行者,完成这次的会议循环。
后记:你喜欢哪一种工作风格?
《不懂引导问话术,主管自己累成渣》书中的88个问句范例,大部分是由(1)使用原理
、(2)使用范例、(3)进阶运用要诀、(4)宜避免使用的提问构成,适合读者挑选
符合自己风格的问句,进一步研究跟练习。
以我自己接触过日本外商的经验,还有之前读到《2030转职地图》这本书里猎头专家谈日
本职场文化,可以知道日本的职场伦理上对下的态度,仍旧根深柢固。书中也有许多篇幅
,在讲尊敬前辈的用词和问句要如何调整,台湾的读者倒不一定要照单全收。
相比起“命令式”一口令一动作的带领风格,这本书让我提高对于“提问式”领导的意识
。抛出问题让部属自己回答与寻找答案,更能够促使部属成长与进步,似乎也更符合年轻
一代比较倾向自主、自由的工作风格。
|关于提问这件事,你有什么想法呢?