※ 引述《Karrous (人称笨贼一支香)》之铭言：
: 小弟奉命成立一个资讯团队，工程师都己招募完成了。
: 专案经理的部分因为专业的关系用了一些对流程
: 很熟，但对专案管理很不熟的人
: 结果就是明明工程师都很认真，也能在时程内完成工作
: 但上线时程总是因为一些沟通不良的原因延期.......
: 想用导入工具的方式来改善这个问题
: 有没有经验丰富的专案经理可以指导一下的？
前辈们已经回复得很好，重点是人而不是工具
但如果真的要谈“工具”的话，建议是看公司文化去选择适合的工具
不然只是搞死自己和团队而已
个人经历曾经用过Excel、Project、Oracle PLM，当然还有从国中生时代用到现在的email
简单感想如下，但除此之外一定还要有一个大家沟通的平台如Teams或Google Docs
不然永远是你说一套、成员做另外一套，最后整组delay GG然后还有人装死不认错
1. Excel
优点是免钱且大家都有 (公司套装的Office软件一定有这套)
所以也不需要去另外下载软件去“沟通”
专案管理需要的功能也大概能够有七七八八
只是很大的一个缺点是：凡人不太容易做出精美的甘特图或是前后相依的任务对照
当然还是有神人，可以用Excel用得出神入化，公式信手捻来而宏运用自如
但很抱歉我是凡人，所以Excel对我来说其实比较像是笔记的工具
就简单分类成Action item、Contents (Status)、Owner、Deadline，最后再来个Remarks
其实重点会是在Remarks，我的习惯是结合Outlook的信件档案或是照片、附档等
让你在每个追踪事项上都有很快速的交互参照
对~email是很繁琐，但很遗憾的是台湾职场上好像还是得超级依赖它
而且对付GY人还是相当有用，尤其是他说你没通知某某规格需求变更，出包后说风凉话时
这会非常好用而且大量节省你找email的时间，对方也比较会乖乖吞下去
神人可以利用Excel画出甘特图，且能够透过公式排除例假日准确抓出工作天
但我个人是直接依赖Project，所以Excel在专案排程的应用，就有赖大神补充了
2. Project
绝对是PM的神兵，但是需要储值相当多的新台币价值
如果公司是台币战士，请PM勇敢地开需求使用这套神兵
Project神的地方除了自动帮你排除例假日，且还可以依据不同专案需求去做前后相依
或是多个不同专案schedule都能放在同一个页面呈现、比较
当然神人一样可以透过Excel达成，只是就像前面讲的如果你是凡人
请将研究Excel的时间省下来研究你的专案与产品，至于专案管理就交给Project
Project还有一个优点是要径的提醒https://tinyurl.com/58nhw3hv
做专案最怕的是不紧急的项目大幅超前，但却因为要径大delay变成大家的努力付诸流水
要径的提醒可以快速知道bottleneck可能的风险，让团队提早因应准备资源
或甚至请团队提早动工，总之就是不要到时候才发现有洞却又闪不掉
就我个人的使用经验来说，要径确实可以提早做到预警与反应，或甚至先平行作业避免失误
3. Oracle PLM
也是PM的神兵，但更吃公司高层的新台币价值，如果储值不够你会很痛苦
不过如果有一般的水准的话，这是套蛮好用的软件
首先它就像公司内部的Google一样，举凡你要查询BOM、料号、承认书、专案文件...etc.
只要输入关键字就可以帮你找到资料
你也不用自己找MIS建NAS资料夹，就全部透过PLM的Web UI帮你把文件分类的整整齐齐
还可以针对不同使用者帐号区分权限做管理，当然前提是你公司有钱一个人配一个帐号啦
在专案管理上面，PLM除了也有排除例假日的功能，更棒的是可以在Task快到期时提出警示
当然Project、Outlook...都有类似的功能，但PLM给你的是一个设计好的Template
你只要设定好专案的时程与相对应的Tasks，后面就交给它照表操课与自动提醒
如果有时程更改也可以直接在PLM上面更新，所有的Task就会像Project一样重新规划
总而言之，就是省去你在那边“算日子、改格式与整理资料”的时间
把心力留在关键的任务与专案上面
4. Teams or Google Docs
好用的协作工具，当然像Redmine、Jira早已有类似的功能
但在Teams or Google Docs挟天子以令诸侯下，可能是除了Line之外一样不可或缺的工具
Teams or Google Docs的好处是，一份文件你可以同时让所有团队成员检视与编辑
以往你要透过email传个大半圈的事情，透过Teams or Google Docs马上就可以诏告天下
专案成员如果有任何意见也可以立即回馈，根本就是PTT的工作职场版
(当然是不建议在上面嘴砲啦，话说我还真的看过有工程师在Redmine上面笔战的...)
而且有个最重要的功能，就是即时同步所有团队成员的资讯
从此你不用再被搞不清楚状况的人烦恼了，也不用去调阅民国几年几月的邮件去“证明”
在这上面的就是最新资讯，请全世界依照这些资讯进行运转
5. Email
最后题外话聊一下Email这东西
个人工作习惯是，非不得已不会去“另开新的email subject”并且重新发信给所有人
某某事情是透过Subject A去讨论的话，往后就尽量都以Subject A去和你的团队成员沟通
所以我比较常做的是使用旧email继续讨论下去，而不是想到啥就开一个新的email乱入
原因其实很简单，因为Outlook的搜寻功能到了现代还是奇烂无比
你输入关键字永远有很大机会找不到你想找的信件
但如果你都是用相同的email subject，你只要使用“相关的”这个功能
就可以找到从古至今的所有讨论串
除非不得已或是需要分拆讨论对象，才用新的Email subject去做区分
我个人很不喜欢“想到啥就开一个新的email subject”的人
因为事后你会发现，有些天兵会在案子已经到了Phase 3的时候，还在问Phase 2解了没
就只是因为他没有跟到最新的email
但其实也不能怪他，毕竟每天信件这么多，不会没事每一封都看完
这个时候email subject就是很重要的指引
另外是老爱用“(Urgent/Important)”去修改原始信件标题的人
因为这样写不代表其他人愿意优先处理你的事情
但你这样乱改email subject，只会让真正要做事的人摸不著头绪
到底哪一封信才是真正最紧急，也是最新的资讯呢?
这个时候统一email subject就相当重要了，而我个人常常扮演这个角色
原因无他，因为最后出包的时候你会相当需要email证明一切...
而且PM一定要做到的事情是，区分任务的优先级，不然你只会累死团队
但当你找个email都要找个半天时，怎么会有时间去处理其他事情呢?
(当然啦，都不看email的人不在讨论之列...我还真的遇过这种PM)