[闲聊] 外文事务的处理速度

楼主: RanInPTT (宅宅类卿)   2021-07-15 03:21:37
第一次在职场板发文,如有不妥的地方还请各位前辈指点~
因最近有点自我怀疑所以忍不住发文,希望有机会听到相关领域前辈及同行的经验回馈。
先简单介绍一下,我目前现职为日文窗口,主要工作内容为跟日本原厂联络。
会用到日文的工作部分大概是Email信件往来、日文文件翻译、也支援过会议即席翻译。
(不过即席翻译部分原厂有另外请一位专人协助,所以我主要是纪录会议重点)
因为是传产小公司工作不免包山包海,上至接客户询价报修电话、下至打扫都会接触到。
但小公司事情就是杂,这点在前工作就有经验了,所以进去前也已有一定觉悟。
比较烦恼的是最近因为某些重要案件,日本方面的工作量变大,每天都会有大约10来封的
信件往来。
信件几乎都会涉及一些专业内容,所以我消化跟回信都比较花时间,从接受指示,到理解
消化完然后回复,平均大概2-30分钟左右回一封信。
当然这部分还是要看内容,如果只是回复"已知悉"之类的当然只要5分钟就可以解决,
不过基本上很少有复制贴上用罐头信交差的机会。
会花到长时间的,大多都是要解释或讨论一些技术问题的信件。
因为工作一阵子后发现大头们很常有交代不清、导致要写更多信去确认跟解释的状况,
加上最近内容比较重要,怕意思传达错误反而麻烦,所以自己是抱着宁愿一开始就花
多一点时间谨慎处理的态度。
而全公司只有我一个懂日文的人,所以我除了发信之外,还得把这些信件往来的全部内容
整理翻译成中文工作日志给上面大头看,除此之外还有每个月一次的会议纪录也要整理。
最近因为光是信件就消耗不完,加上杂事也多少还是要兼顾,所以日志几乎都停滞了。
然后开始有听到上面人不太满意我的工作速度,虽然没有被骂,但不可能不在意。
一方面觉得要再加油改进,一方面又觉得有点委屈,明明已经被逼到快喘不过气来了,
在别人眼中还是不及格。
虽然深知对老板而言看不到实绩的努力也是没意义的,但也想知道是不是自己问题很大。
因为这是我第一次担任日文窗口(目前刚好待满一年),也没有同样职位的同事,前人
则在我进来前就走了所以什么都没交接到,几乎全部都是自己从零开始摸来问来的。
想请问做相同性质外文工作的朋友们,处理这类事情的速度大概是什么程度呢?
先撇除有点难说明的杂事内容,一直在想是否老板强人所难,拿香蕉鞭打我这猴子T_T
希望大家不吝分享经验,或是告诉我能有什么改进的地方~谢谢!
作者: gaea0127 (Taiwan's Zangief)   2021-07-15 03:42:00
语言只是工具,只会语言做的就是这些杂事建议另外增加专业,才能脱离杂事群
作者: taipoo (要成功要积极)   2021-07-15 03:47:00
Mail可以处理的事情,不用急着回复,多等一天再回会更好的
作者: yeh10jp   2021-07-15 07:19:00
除非是非常紧急的事情,不然一天回复同一个单位一两封其实就可以,这样就可以统合其他资讯再回复,不用一直回一直解释。而且既然全公司只有你懂日文,那信件内容别人也无法干涉,你要把每天、每周、每月该做的事都用行事历先订下来,然后那个时间就确实做那些事,剩下再来处理当天的事情,有时候回email也可以写说:我们内部会先讨论再跟贵社回复,请您稍待之类的,就可以拖个一两天。要学会不要马上回复email的症头
作者: miamo (咪阿摸)   2021-07-15 07:49:00
我窗口写英文信也花很多时间,有时候我跟她说你打电话来讲,我再写信统整回去
作者: abc85216923 (Jming)   2021-07-15 09:13:00
感觉很正常,薪资要是安慰不了你,学到东西后,就可以走人了
作者: simongarden (园丁)   2021-07-15 09:13:00
跟日文本身没关系,看来是理解双方意思对你很吃力该改善的不是回文速度,而是理解产业/技术/产品/职责后进行有效的沟通,回信回到每天工作都卡住只是表象
作者: TypeFire (TypeFire)   2021-07-15 10:15:00
文件部分,消化反馈的速度要加快, 专业知识必须等累积,汇整方式可以参见金字塔系的书
作者: erhuneko (天河蓝)   2021-07-15 11:31:00
我也是日文相关,杂事很多,但因为打字很快,没这烦恼XD中打1分钟100字up,日打接近80字的话,就有时间弄杂事
作者: chrisbelieve (细洒在窗前的雨)   2021-07-15 12:09:00
很少日本人会即时回复信件吧…你回得快也没用
作者: joanne0528 (小七濑)   2021-07-15 13:11:00
之前也待过平时只有我懂日文的公司,这样环境比较辛苦...没有被嫌过慢,但也会感觉出前辈认为日文没什么难任何中文都可以原意翻成日文等的心态我一般都会马上回复,如比较需要确认的也会上午收到的信上午确认完回复,当天一定回复完所有信件。如果这样还是被主管唸可能要问问主管心中的及格标准
作者: blueemily (emily)   2021-07-15 13:58:00
我在日本做海外业务。不是很确定你的问题在哪里,我的处理方式是一早先处理可以马上回的:已知悉或已知解决方法的。要问老板的自己先消化一遍,一次问完,回去开始写回信。写到一半发现不太懂的再问一次,这样大概可以在下午解决主要信件。下午开始写工作日志。你比较惨因为日本几乎没有时差很容易马上收到回信要练习留一段不看信的时间否则光信件就回不完我老板后来知道我会整理好一起问之后他就不来催我了工作日志就是纪录一下进度而已,不会全翻
作者: miamo (咪阿摸)   2021-07-15 20:50:00
你的问题很多面向,一是写作抓重点,二是email量多寡,三是向上管理,四是专业知识,五是杂事内容,六是外文程度。你想想真正的问题在哪
作者: Athena1126 (M)   2021-07-16 00:03:00
工作日志抓重点写就好, 全翻很耗时间
作者: harehi (hare)   2021-07-16 00:34:00
跟主管沟通是否调整工作量或给你更多时间 可能是主管误判你跟前任的能力 事务类就是熟能生巧 汇整传达的速度快才能反映在操作上这个问题确实只能慢慢来 但上头有在盯你的情况下 还是要讨论出你现阶段的调整方式
作者: getob (water monster)   2021-07-16 10:51:00
20-30分钟我觉得很正常 一般写英文邮件就算觉得自己写很顺也是要20分钟以上 就算写很快还是要检查有没有错字、语意不顺或是调理不够清晰的问题
作者: newwer (在下必须回到家乡)   2021-07-16 18:11:00
从收信到回复完成只花2-30分钟我觉得很快了耶 太严格了吧
作者: professorYO (尤教授儿)   2021-07-17 13:04:00
觉得20-30分钟回信很快了+1。如果你的压力来自于内部速度不够快的观感,建议可以先内部沟通你的工作状况。例如我的公司会希望我尽量减少翻译的时间,但相对很多细部他们就不要求看到翻译,抓重点即可。不论是工作上的困难、或跟对方期望的产出,觉得讨论后达成共识应该多少会有改善。

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