小弟目前在公司担任采购一职
就公司当前的制度而言，下采购单给供应商的程序如下：
传真采购单给供应商→厂商确认后会回传该采购单给我方
如果有交期上的调整或其他状况，一并会备注在上头
目前合作的厂商中，大概有8~9成都会配合回传
现在问题来了
假如在传真的过程中，因为某些未知的状况
导致供应商没有收到我方所传真的采购单
但采购方却认为该单已经传出去了
在如此的阴错阳差之下
最终可能会有工厂无料可生产/影响生产排程等情形产生
毕竟有时候一天所传出的采购单数量也不算少
若是一通一通打电话给对方询问有没有收到
总觉得这样的做事方法很没效率
所以在这边特别想请教有采购经验的前辈们
你们是如何确保供应商有收到采购单的呢?
或是有什么方法可以管理这一块呢? 谢谢

通常会要求供应商几天内要回传(2~3天)，过期限后再电话确认是不是没有收到，大概抓一个礼拜内要收回所有发出去的新订单，一个礼拜的作业应不影响工厂作业

通常传了会在两天后检查是否都有收到，没有就直接打过去请工厂当天回签

传真了要打电话确认还有mail扫描档

传真当下打电话或发mail

电话呀 才几分钟的功夫

真的急的事情或是关于钱的事情，多打通电话确认不为过吧

签名回传…

最基本也是要通电话(or加上mail)做确认

重要的联系事项(传真或email)都要当下电话确认有无收到 并请对方尽快签回 否则一旦对方有疏失 有收到也硬要推说没收到

电话确认(索命连环抠)、签名回传(留底当证据)都是很好用的

如果不想电话一通一通打，可以发mail给全部的厂商(用密件副本就不会让厂商email外泄)，告知他们有传真采购单，请于规定天数内回传

请导入EDI

传一张就打一通电话，如果一天传个10张，供应商也会觉得你很烦!就抓个三天，没收到回传再打电话问

谢谢前辈们的踊跃回复 :) 依目前的状况来说，量大时一天会传个15~30张报价单给供应商 所以我应该会采取"记录"的方式，如果3天后没收到供应商的回传，再打电话过去询问再次感谢大家提供经验&讨论!

供应商业务不会一直追订单吗？

现代人都不用电话嘛

MAIL提醒后去电到底有多少供应商，会算浪费时间没有效率？确认电话一通只要3-5分钟，而且只要打没有回报的厂商而且去电时请对方下次记得回报，正常公司提醒个两三次就不会忘了