我不清楚你们出差的人业务性质是什么啦
我在前公司合作过的厂商，他们到我这边出差都会有每日工作纪录单
上面注明
1. 日期 工作时间(几点到几点)
2. 工程负责人员(通常是日本原厂+台湾on site)
3. 工作项目(清楚条列今天修了什么 改装什么)
4. 有无额外收费需求 (有料/无料..)
然后请我们负责的工程师(我)签名
一方面是确认作业进度与项目，一方面也是做为他们的工作纪录(能报加班费)
而且也能当作和我们请款的依据(如果是需要收费的项目)
不知道这种做法适不适合你们，但重点就是一切规则都在出差前说清楚...