【经济日报╱编译余晓惠】2014.09.14 10:21 am
图／经济日报，情境图
是否常觉得每天忙得焦头烂 额？每当忙碌的一天结束 ，在加州担任高中部主任的索提
诺，总是想不起来自己完成什么 工作，“我觉得自己大部分时间 在灭火，没有时间从事
更多策略 性和前瞻性的工作，为学校带来 更大的变化”。
索提诺决定到史丹佛大学参加 研习营，学习如何简化工作流程 ，不再浪费时间。
她学到如何更有效规划时间、 把分散注意力的事务减到最少； 她还要求自己有条不紊完
成工作 ，绝不拖延，同时定期清理电子 信箱和办公区。
想提高效率并不容易。在全球 化下，竞争日益激烈、技术进步 快得令人窒息，让员工很
难一面 应付不断增加的工作量，一面维 持生活与工作的平衡。
幸好，专家说，稍微调整员工 对工作的看法，可以大大提升工 作效率。
一次只专注一项工作
先从决定重要工作下手，然后 想办法在一天里挤出几段不受打 扰的工作时间。史丹佛大
学2009 年的研究指出，同时进行好几件 工作的效率，比不上专心在一件 工作上。许多
自诩能同时完成多 项工作的人，往往无法过滤掉不 相干的资讯，结果是拖累工作表 现
。
筛选与回复重要的电子邮件或讯息
安排特定时间检查电子邮件和 短信，不要一收到马上读。员工 可以更改信箱设定，把老
板等重 要发件人的来信标示为重要信件 。试着从容回复讯息。许多现代 人习惯发出电
子邮件或短信后立 即得到回应，但这不仅不切实际 ，还往往事倍功半。
每个工作场所都有最偏好的沟 通方式，却不一定最有效率。改 变会阻碍同事沟通的工具
，如果 不能用一封电子邮件沟通，不妨 直接打电话、传讯息或干脆当面 谈。
决定优先工作事项
试着了解同事的工作内容，和 他们的动机，这可能是许多办公 室冲突的起因。更重要的
是了解 顶头上司做决定的动机。很多人 会追随同事的主流观点看待老板 ，但往往不正
确。多了解老板一 些，往往能更容易“推销”有利 于部门或公司改变的措施。
和老板一起决定优先处理哪些 重要工作，删去没效率的工作。 身为员工的你可能觉得这
么做很 冒险，但积极一点会让老板留下 深刻印象。
与同事合作可简化工作流程
展开新工作之前要搞清楚指令 ，同时争取上司和同事的关注。
如果觉得自己一个人无法处理某 些事，不必硬著头皮去做或为此 焦虑难安。可以召集同
事一起讨 论，让同事变成支持团体。与同 事合作有助于简化工作流程。
【2014/09/14 经济日报】@ http://udn.com/
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