图文心得: https://vocus.cc/maxjamesread/5fa926ebfd897800012773a5
你是否总觉得时间不够用呢？
可能在工作上，email几百封，看都看不完，待办推积如山；老板的各种临时交办任务接
踵而来，根本压榨；或是为了应付客户的百百种刁钻要求，疲于奔命，压力山大。然后一
转眼，下班时间到了，又得加班。
又或者，回了家，想到体检报告上的满满红字，觉得要去跑个步；一面寻思，今天午餐时
，同事提到的当红的美剧是不是要Ｎetflix一下；一个回头，看到书架上堆著好几本买来
却从未翻开的书，好像该要认真一下。结果最后却变成滑FB、IG，转眼又到了睡觉时间。
在这个加速的时代，资讯已经不是稀缺资源，稀缺的是时间和注意力。因此，你需要的不
单只是待办清单或是行事历那些功能单一的工具，而是需要一套可以统整一切的系统。
今天要谈的这本《搞定》，作者大卫‧艾伦是世界知名的时间管理大师，并以他创立的
GTD（Getting Things Done）系统闻名于世。而这套系统也是此文要介绍的主题。
此书结构精实，不但详细讲解GTD系统的观念，更会一步一步带着读者建立属于自己的GTD
系统。对时间管理有兴趣的读者绝对不容错过。
【时间管理要点：守住承诺，摆脱压力枷锁】
觉得事情很多，时间不够做不完，而产生压力是许多人共同的痛。作者认为，会产生压力
的原因是来自于对做出的承诺管理不当。当承诺的事无法如期完成，这些事就会像鬼魂般
，在你大脑飘移、哀号，让你感到痛苦，而压力就自然而来。
因此，要管理好承诺，作者认为重点就是要控制所谓开放式回路。开放式回路的定义是：
拉走你的注意力，但却还没决定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交办事项，想追
的剧，或想跑的步。
那如何有效因应内心承诺，管理好开放式回路呢？作者提出３项守则：
1. 捕捉承诺要完成的事，将这些事移到头脑外的可靠系统中
2. 确实理清承诺要做的事是什么，决定行动，给出计画
3. 频繁检视系统，组织保存好行动的提示讯息
只要做到这些，就能达到作者所谓“心境如水”的境界，不再被压力折磨。而接下来要谈
的GTD时间管理系统就是能带你修练成功的宝典。
【GTD 5步骤】
１. 捕捉
所谓的捕捉，就是要将所有吸引我们注意力的事项都收集起来，也就是将所有开放回路都
收拢。让大脑不需要一直分神去担忧还有什么事要做，或会不会忘了做。
作者建议从身边未定位的实体物品出发，像是桌面的便利贴，或是抽屉的未对发票等等。
接着，再将脑中的想法也移出来。作者在书中有提供实体检查步骤和未完成事物的触发清
单，帮助读者可以掏出所有心想但还未事成的杂事。
抓出来后，不要急着处理这些待办，先将它们放到统一的收集工具，也就是作者所谓的“
收件匣”中。常见的收件匣有以下几种：
* 实体收件匣：盒子或是其他收纳工具。比方说待缴的电费单，就可以先丢进去。
* 纸张与笔记本：像是大家常用的笔记本，便利贴等。可将各类待办写下。
* 数位装置与录音笔：比方说，我最常用的Evernote就是很方便的数位工具。
* 电子邮件与短信：电子邮件的收件匣和手机的短信系统等。
当然你还可以使用各式各样的收件匣工具，帮助自己蒐罗各类事项，但建议不要太多种，
不然会害自己不好管理。接下来，我们要开始一一料理这些待办。
２. 理清
理清的目的是要了解每件事的意义并决定下一步行动。接下来请检视自己所有的收件匣，
一件一件搞清所有待办的模样。请跟着以下步骤走：
〔那是什么？〕 首先要先搞清楚那是什么？比方说，文件内容是在讲什么？或是，老板
的交办事项，真正的目标是？
〔是否可以行动？〕 接下问自己是否可以行动？很可能这件事根本不需要做。不需行动
的事项可分为以下３种类型。
1. 垃圾：就是个废物，扔了它吧。
2. 日后 （孵化事项）：现在没必要做，但之后可能会需要执行。
3. 可用的资讯 （参考资料）：有用的资讯，之后可能会派上用场。
如果是可行动的事项，那接下来就要问自己：下一步行动是什么？有以下３种选项：
1. 立即执行：作者建议，如果２分钟内就可以搞定，那就马上做吧，不要拖了！
2. 委托他人：如果要花２分钟以上，可以想想：我是适合执行的人吗？是否可以找更洽
当的人来做这件事？
3. 延迟处理：如果需要花２分钟以上，且非自己做不可，那就要将它记下，准备之后要
来执行。
完成这步骤，你手中应该会有许多“待处理”的事项。接下来，我们要来整顿它们一下。
３. 整理
所谓整理，就是让所有事物都就定位，准备被执行。那具体要怎么做呢？作者认为关键就
是要有好的储存系统，可以妥善得追踪和管理事项。可以分成以下三个类别：
〔一、专案系统〕： 所谓的专案，指的是１年内须采取不只一项行动，才能达成预期成果的
任务。可以借由专案清单和支援资料来辅助执行。
1. 专案清单：建立一个总表清单，方便检视所有专案。比方说想考到多益金色证书，或
是想写一本书，都可以写到专案清单中。
2. 专案支援资料 ：专案本身会累积很多相关资讯，所以需要一个保存系统，帮助自己在
执行专案时可以随时方便查找。
〔二、下一步行动〕： 下一步行动指的是无法在２分钟内快速做完，必须先延迟追踪，再执
行的任务。可以借由行事历和下一步行动清单来追踪、执行。
1. 下一步行动清单：将所有当天需要做，但无法马上完成的任务放入此清单。这份清单
会是每日行动的管理核心。这里可以参考《一流工作者都在用的待办清单》，列出真正可
以行动的清单项目。
2. 行事历：需要在特定日期时间进行的活动，则可以登录到行事历中，时间到再提醒即
可。
〔三、不行动〕： 不行动事项在理清的部分有提过了，也就是垃圾、孵化事项和参考资料。
这里要做的就是建立储存系统来管理这些事项。
1. 垃圾桶：这应该不需要多解释，看到垃圾，往里面丢就对了！比方说，大家电脑桌面
的资源回收桶就是一种垃圾桶。
2. 将来／也许清单：用来处理孵化事项，比方说想学自弹自唱，但要到下半年才有空，
便可将它列入此清单中。
3. 参考资料夹：用来保存特定主题或是一般性参考资料，备而不用总没错。
有了整理系统可以让被理清的事项有所依归，接下来我们要学习如何定期审视系统，更好
的决定要做什么。
４. 回顾
写下打电话给客户，跟真正去连络是两回事。建构好上述的系统后，接着要做的是追踪这
些事项，以确保行动。
最常检视的便是行事历和下一步行动清单。可以在每天开始正式工作前，先检视一下行事
历，看看之前是否有安排什么需要今天执行的事项。接着再看下一步行动清单，检视整理
好的下一步行动。
此外，要让这套系统持续运作，就需要定期更新，让它能随时支援自己行动。这里作者提
倡每周检视，也就是每周就要回顾一次，给它温故知新一下。那要每周回顾什么呢？作者
建议如下：
1. 清空“收件匣”：作者建议收件匣至少每周要清空一次。时时清空收件匣并理清实务
上很难做到，但也不要放任事物一直躺在收件匣里。
2. 检视“下一步行动清单”：将已完成或不再需要的行动移出，让下一步行动清单永远
保持在最新状态。
3. 检视“行事历”：检视过去到未来两三周的行事历，确保过去没有遗漏，并准备未来
。
4. 检视“专案清单”：评估专案的目标，并确认进度，也可以顺便检视一下专案支援资
料是否需要更新。
5. 检视“将来也许／清单”：检查一下有没有之前想做无法做，但现在条件已满足的事
项。如果有的话，便可以将它移到专案清单中。
每周检视简单说，就是要收集与处理所有杂事、检视系统、更新清单并理清思路，帮助自
己掌握现状。
好的，总算一切就绪，我们可以开始来讨论执行了！
５. 执行
接下来就是最重要的执行了，毕竟规划得再多，没有行动就是徒然。这里作者提出了执行
时可以运用的三种抉择模式，分别是：抉择行动的４项限制条件、判别每日工作的３种类
别、检视工作的６种专注高度 。
这些模式可以帮助我们决定行动的优先级。我认为前两项属于短期决定，而最后一项则
是关乎长期价值抉择。
〔一、抉择行动的４项限制条件〕 可以顺着以下４条件，判断任务是否可以执行。
1. 情境：行动可能需要适当的情境才能动作。举例来说，如果我在无尘室就势必无法打
这篇文章。
2. 可用时间 ：时间限制应该很好理解。比方说，我如果加班到１２点，回家就无法追
Netflix美剧，要赶快洗洗睡。
3. 可用精力：有时候就算有时间，精力不足也会无法执行任务。假设今天开会被客户痛
骂一顿，下班可能就没心情和力气写作。这时或许就可以改成去打打球，干干拐子发泄（
误）。
4. 优先级：如果上述条件都评估完，接下来的判别标准就是任务的优先度了。以我来
说，在情况允许的条件下，现在都会尽量以写文章优先。
〔二、判别每日工作的3种类别〕 多数人工作时会专注在以下３种活动。
1. 执行预定义工作：执行之前安排的任务。
2. 处理突发事件：处里临时跑出来的不预期任务。
3. 界定工作：判断要执行什么任务。
需要注意的是，许多人会过度专注在处理突发事件上，而忽略了其他两项，让自己总是为
他人而忙。
〔三、检视工作的６种专注高度〕 最后，作者建议可以试着把视野提高，不再只专注于
当下，而是要用不同的高度来鸟瞰，思索自己的行动是否必要。
* 地面层：现行行动
* 第１层：现行专案
* 第２层：专注及责任范围
* 第３层：年度目标
* 第４层：愿景
* 第５层：人生目的与原则
https://imgur.com/Al6TGSz ６层次专注金字塔
摆脱最底的行动或专案，用最高的愿景和原则，更高维度得判断行动是否值得执行。至于
原则愿景的设定，我觉得可以用《做自己的生命设计师》的罗盘法，并每年做一次真北确
认。
【总结】
来复习一下GTD的５步骤吧。首先，要捕捉所有开放回路，并收到收件匣中；接着，一一
理清所有事物的面貌；然后，把理清后的事项放到整理系统中；尔后，定期回顾这套系统
，决定执行项目，并时时保持更新；最后，利用三种模式来决定执行顺序。
https://imgur.com/dcGhWOm GTD系统（引用改绘自《搞定》）
这是本扎扎实实的工具书。从理论解释到实践运行，作者可说是手把手得把这套搞定系统
教给读者。这篇文章只是个概要指引，强烈推荐大家将此书买来，跟著作者指引，自行走
一遍，绝对会你的对时间管理系统建构有很大的帮助。
【后记：自己的实践】
我自己也是在买下此书后，开始尝试建构自己的GTD系统。以我的经验，刚开始捕捉、理
清与建立整理系统时，会花费最多的时间。而一切建构完成后，就会比较轻松，因为接下
来只要跟着系统走，偶尔微调就可以了。
顺便补充一下，当初我除了看《搞定》外，主要还有参考电脑玩物的文章，以Evernote为
主轴建构属于自己的GTD系统，也是我直到现在都还在使用的模式。这边顺便推一下电脑
玩物的文章跟书籍，对时间管理有兴趣的人绝对可以从中收获很多！
最后就祝每个人时间管理顺利，心想能够事成囉！