原文写在我的部落格
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最近刚成为社会新鲜人的弟弟，常跟我抱怨不知道老板要什么，总是无法符合老板
的期待，加上我之前带人的经验，我想总结成以下给社会新鲜人的三个建议以及具体作法
。
一、老板交办事项要拿笔记下来，且要用5W1H检视
拿笔记下来的好处太多了，一部分是可以让主管放心，觉得“我说的话有受重视”，另外
，你应该不只记老板说的话，还要思考目的与做法是什么。
最简单的方法，可以用5W1H预先列好空格，一边听老板的任务交办，一边逐一确认并填上
；
Why：厘清老板为什么要做这件事，目的是什么，你的思考与行动才能跟老板同步。吊诡
的是，有时连老板自己可能都没想清楚，问清楚之后可能有些事根本不用做，或是有更好
的解法。
What：老板确切要的是什么，产出会长成什么样子？例如老板要蒐集公司名单，那要做到
什么程度？需要有电话地址吗？要知道这间公司的业务范围吗？
When：老板什么时候要？我什么时候先给初版？关于时间，其实这是新人最常出问题的地
方，请看以下第二点讨论。
Who：这个任务要和谁合作？可以寻求谁的支援？我的产出是哪个部门会使用？可能影响
到哪个部门？这是进阶问题，在公司工作常要与其他部门协作，尤其部门主管的角色，会
更在乎和其他部门的关系。了解这份产出跟其他部门的关系，哪些资源你是可以运用的，
那些雷你不能踩，会让老板安心不少。
Where：有时任务有地域性之分，例如办活动时，要跟老板确认希望在哪里执行，交通与
场地状况如何。
How：不是问老板怎么做，而是先大致想过自己要怎么做，并和老板讨论，例如：“我打
算先在网络上搜寻，或是找找看有没有产业公会的网页，老板你有什么建议吗？”
不要怕问问题。初期你可能不知道该问什么问题，但我保证若你问的问题是以上5W1H，老
板不会觉得你很烦，他会觉得你很有sense！
二、不要高估自己，压出太积极的时间，甚至要反过来抓缓冲时间
社会新鲜人常常心中充满热血，想好好表现，所以会压出太过积极的时间，但你认为老板
喜欢以下哪一种人呢?
压的时间很积极，但时间到了东西出不来或品质不好？
一开始拉长时间，但死线还没到就先给老板成果？
不要怕抓缓冲时间会让老板觉得你能力不好、效率不佳，若是你提的时间老板不能接受，
他一定会告诉你，你们可以讨论为什么他的估计和你的估计有不同。当你提的时间老板可
以接受，而你又提早把成品给他，对老板来说是不是反而是惊喜？而且你还留了让老板修
改调整的空间，出来的成品是不是会更符合他的期待？
但要怎么抓缓冲时间才能抓得巧呢？我个人有几个准则：
1. 原则上不会答应当天给，很少有事情这么急的，答应当天给没有任何缓冲，隔天给，
至少晚上能加班完成（哭），且会把对方宠坏把事情拖成急事再找你
2. 一般状况会抓多20%的缓冲时间，任务的范围越大，抓越长的缓冲时间
3. 对自己越不熟的东西，抓越长的缓冲时间
自己手上的任务越多，抓越长的缓冲时间，因为不确定性增加了，你不知道其他任务会不
会用掉超乎你预期的时间
4. 抓时间会尽量跨过周末。因为最惨的状况，我还能假日加班补救（再哭）
5. 会在时间到之前，提早拿一个版本跟老板讨论，老板会觉得你游刃有余，且你做出来
的东西更符合他的期待
三、让老板知道你手上的工作清单与优先级
你的手上可能有许多交办事项，有时是自己的规划，有些是其他部门的合作事项，有时是
老板交办的，但他根本忘了自己曾交代这么多，所以在接下任务的同时，也要跟老板确认
先后次序，要让老板知道这个新任务，会怎么样影响到其他你已经答应的任务，你的优先
次序也许根本和老板不同。当你卯足全力完成A任务，他却问你你毫无进度的B任务时，你
会后悔莫及。
你应该要维护一个“任务清单”，依照重要性排列，并列出你估计需要的完成时间，这样
老板的任务一来，你可以直接摊给他看，并直接挪移并确认“如果要加这个，这个任务会
晚五天，可以吗？”（当然老板会不会接受是另一件事，但要训练他学会尊重你的时间，一切都是有机会成本的）
若是要总结成一句话，我要说：老板最怕的事情，不是“烦”，而是“惊吓”，因为惊吓
会让原本正常的事情，都变成急事，而且拿来擦屁股要花的时间与力气，常常远大于一开
始做事情的力气。一个称职的下属应该要管理老板的期待，不要时间到了，他却发现你东
西出不来（没有厘清when与优先级、没有抓缓冲时间），或是那个东西不是他要的(没
有厘清Why与What，没有提早确认)，或是你莫名搞砸了和某部门的关系(没有厘清Who)，
这对我来说，是向上管理的最重要核心。
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