[请益] 接到与单位业务无关的民众电话都如何回应

楼主: bonjour4738 (本帐号主人不只1人)   2016-04-09 00:25:56
想请问这点
现在刚进来其实对机关业务有什么不完全清楚
像是不知道是不是机关的职掌.
还有更常是不清楚是机关内哪一单位应负责
但就算知道是哪一单位也不知是哪一个承办人
因为我的单位对民众的业务并不多(应该算幕僚单位).
所以接到民众电话大多是别的单位的权责
想请问大家都怎么应对
我记得之前我打电话去问兵役问题时
有几次都是一个问题转了2~3次电话
然后每转一个人就要把问题重说一次
所以我猜他们是这样的:
不是自己单位的职掌
->转到自己觉得负责该业务的那一个单位的随便一个分机
  于是往往转到该单位但该人不是负责该业务
->由该单位的人再转接到该单位负责该业务的人
请问我这样理解算合理吗?这样做OK吗?
因为我现在的作法
是把他的问题抄下来然后留电话
然后在自己找承办人请他回电给该人民
但常常1通电话处理完就是半小时了
想说现在蜜月期还可以这样。
如果以后开始有负责的业务这样可能搞得完全没时间搞自己业务
所以想请问大家都怎么作啊
谢谢各位前辈~~
作者: adamas0422 (冲刺吧 男孩)   2016-04-09 01:23:00
你目前的做法长久来看是行不通的
作者: ezmantalk (来练肖话)   2016-04-09 01:30:00
这种状况 要嘛是民众自已打进来乱按 要嘛总机搞错乱转不过上述两种都不是你责任 而且你到时也没时间去一个个弄清楚别科谁在干嘛…你又不是首长要非常清楚下面谁什么事 如果你们家的话机可以的话就HOLD住转电话过去前先帮民众说明问题再切电话过去就行了而且大部分七八成民众一分钟可以讲完的跟你讲十分钟转电话过去之前跟民众你刚才反应的问题我会先帮你跟业务单位提一下 转过去后你再看业务单位如何回复就好
作者: WTF1111 (BBS少看为妙)   2016-04-09 07:14:00
我以前会留民众电话后帮他去问大概的科室再请他重新拨
作者: milk7054 (莎拉好正)   2016-04-09 09:02:00
把各科室业务和分机用Word建档,再用关键字查询,你也可以当称职的总机小姐XD
作者: chungrew (work hard, play hard)   2016-04-09 09:50:00
转职为‘真●接线生’
作者: fcz973 (名蒸蛋柯南)   2016-04-09 10:09:00
对转接电话超有感,而且描述问题能力也很烂,他要跟不同承办讲很多次是他的问题,直接代表号转过去就可以挂了

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