事实经过：
五层楼的公寓，最近要作外墙防水
我是四楼住户，负责找了厂商报价后
整理了报价单及每层要的支付的工程款总表，提供给各楼层住户参考。
经过一个月，各楼层住户都口头同意施作，并且约好明天晚上由我统一收取30%订金交给厂商，之后完工再收取剩余费用。
（厂商报价单先支付30%订金，完工验收后再支付剩余尾款）
问题：
该立怎么样的契约、收据或作什么动作，来保障我与邻居间的权益呢?
1.证明住户有付给我订金，我也有收到。
2.担心完工后有邻居拖欠或不付尾款，我这收钱对厂商的人会有麻烦。
先感谢各位帮 小弟/小妹 解惑或提出建议，如内容尚有不足，盼请提出需补充之处。