各位好,
以下文长…
上一份工作是在小公司担任5年国贸助理,工作内容只负责向厂商询价和确认交期及制作目录等一些文书处理的工作,朝九晚六,只要工作告一段落就准时下班。
婚后因与原本的工作通勤时间长(来回3小时),因此找了份离家近且规模大的公司当业务助理,朝八晚五。
当初面试已经知道需要配合加班(有加班费),但如果事情做完其实可以准时下班。
我也觉得新人花点时间加班没有不好,且很多东西都是第一次接触,包括操作ERP、暸解工作流程…等。花点时间熟悉可以更进入状况。
部门同事人都很好,很乐意花时间教学。
前面几天虽然觉得业务助理的工作很杂又很细(包括登记会议行程、预约会议室、架设会议用硬件设备、端茶水、打扫….等),但因为都还是学习阶段,觉得之后习惯就好。
但是渐渐发现公司的一些流程导致效率一直没办法提高。
例如:
1. 所有报价报出去之前都需要老板签核,但老板几乎每天都在开会,只能趁空挡赶紧找老板报告。但是每个部门每天都会有人要找老板报告,等于是大家都在排队等老板。
2. 信箱收到一些工会的活动邀约就必须把信印出来并询问老板是否想参加。
(询问前必须了解老板当天有哪些行程)
3. 收到潜在客户的询价也是需将信件印出并初步调查客户背景再向老板报告。
若老板看完有时间就会马上打给对方并要求我们在旁边听并做纪录。
4. 当客户询价时,必须先请其他部门提供相关资料并签名才能做下一步作业。
5. 公司内外网分开,需要时要请MIS将外网资料放进自己的内网电脑里。
内网的电脑是无法上网的。
虽然知道大公司跑一些流程很正常,但大部分的事情都需要老板审核。
而且我们几个助理除了要向老板报告,也需要帮忙其他业务处理文书作业。
在上班后第五天,我突然被老板要求参加专案会议并做会议记录…
此专案已经执行了一阵子,我算是中途加入的。
会议开完后,必须马上整理会议记录并请专案主管签核。
专案主管也马上要求与我一同修改相关资料,修改时因为主管的台湾国语发音以及有一些技术专有名词怕听错所以会反复向主管确认,但这位主管就会用“对啦!”“不是这样!”之类的不耐烦语气来回应,其中也包含一些碎念,例如:像这个东西你要慢慢理解,公司这些设备都很基本,有空你就多去上课….等。
等到做完之后已经是晚上8:00了,但是因为老板还在会议中,因此等到8:30才将完成的资料提供给老板,到家时已经是晚上9点了….
接下来一周常常因为此客户的其他要求而将资料修修改改,导致手边的日常报价、订单、跑签核等事项都需要加班来完成….
若今天有没完成的事就会导致睡不好…(会睡前想到睡不着或是睡觉睡一半惊醒)
目前已经连续一周都没睡好了,身心越来越疲倦,家人也开始觉得这样的加班频率太多…
但是发现同事好像都很习惯加班,明明已经到了下班时间却还继续工作并交办一堆事情….
不知道是不是我太草莓…像这种福利好但是常态加班的工作大家受得了吗?