※ 引述《kccn (demultiple)》之铭言：
: 可以请解释一下这些专案工具的逻辑和用法吗?
: 我相信版上应该有很多老小骨头 甚至是外团伙伴有兴趣知道一些实务面上的细节
: 而且能"压缩活动筹备的时间"真是一句不可思议的话
: 还有就是所谓的"我们社团办活动的效率并不怎么好"
: 是可以怎样的从这些专案工具的利用下得到改善?
: 我想这会是历任群长及总干事都会非常有兴趣的问题
关于WBS与甘特图的基本知识
请参考以下网页
WBS： http://0rz.com/3GQ97m
甘特图：http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E7%94%98%E7%89%B9%E5%9B%BE
以你的问法来看
我会认为你应该也是认同"我们社团办活动效率不怎么好"这个说法的
所以以下就直接以此为前提做讨论
首先 我将先从我们团办活动的方式谈起
一般办活动的流程可分为几大项：
1.订定活动目的与价值
2.工作排程与工作分配
3.活动教案攥写与审查
4.活动内容排练与测试
5.活动内容修改与定案
6.当天活动执行
7.事后检讨
而我们团几乎从没做过第1点
即使有做，大概也只有总干事一个人做
然而这一点却是办活动的核心所在
目的与价值没有共识
在许多决策上便会显得困难重重
因此 改进团内办活动效率的第一步
便是规定所有活动皆要有活动共识会
第2点开始便是WBS与甘特图可以发挥的地方
运用WBS可以将工作内容拆解为可管理的最细项
让所有人能清楚了解所有的细部工作项目
进而明白自己的工作内容与其他人工作的关联性
而甘特图可以将工作排程图像化
在Deadline的设定上可以变得更细、更清楚
总干事在管理上也可以一眼看出各排程进度超前或落后的情形
以往我们团活动筹备的许多Deadline都是以筹会为基准
或是以单一排程订定其Deadline
然而在筹备活动的过程中
排程彼此间都是互相关联的
某一排程的进度超前或落后其实都会影响其他排程的进度
运用甘特图让总干事可以更有弹性的控制进度
在第3点的部份
即是在效率中需要改进的很大一块
以这次船赛为例
扣除掉发想教案的时间
我们在写教案就花了快一个月
当然这牵扯到我们第1点没有做导致开了许多没意义的筹会
但以实际写教案的时间来估算
理论上 只要想法确定了
要把想法写成教案并不是件很花时间的事
即便再怎么没经验
一份教案最慢花两小时一定可以完成
更不用说是仪典类的小教案了
所以严格说起来 1~2份的教案在一天内完成绝对没问题
以这次船赛建案量与人力比来看
是可以在一两天就完成教案初版的
而只要排程有排好 教案完成的日子就可以掌握
也自然可以提早排定教案完成隔天讨论
之后再花一天的时间修改
所以 整体而言第2点可以在五天内完成
单就这一部分就可以大大缩短筹备时间
文书与宣传也可以用类似的方式提升效率
重点其实是在于大家对于时间与工作重要性的认知
以及总干事对于活动进度的掌握度
这两点运用WBS与甘特图都可以做到不错的改进
至于其他项目比较没有类似的问题 就暂且不谈
最后 必须要澄清的是
WBS与甘特图充其量也只不过是工具罢了
也并不是说只要用了它们就一定会大跃进之类的
重点还是在于大家怎么去操作它们
另外
我也并没有办法保证使用这工具可以马上见效
毕竟也是第一次在团内操作这工具
我也是单纯的希望将好的东西带进团内
而我也有能力可以操作这工具
仅此而已