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【商用英文书信】老是不知道架构如何下笔？一次带你学商业英文书信格式、范例例句
在全球化时代下，各国商业合作活动日益频繁，不管从事贸易、电子零件、零售等产业，
都有机会需要与国外厂商、客户使用商业英文书信往来；即使在自家公司内，也可能需要
和外籍上司、同事透过商用英文书信Email沟通，这时如何写出符合规范又有礼貌的商业
英文书信便成为是否能沟通成功的关键。
一般像是中文信件里面有属名、抬头、敬启…等固定中文书信用语，而商用英文书信也有
一定格式，包括信件主旨、开头称呼语、内文、敬语用法和属名，以下将针对商用英文书
信Email各个项目一一做介绍，如：商用英文书信开头、商用英文书信格式、商用英文书
信范例、商用英文书信结尾….。
一、商用英文书信格式：信件主旨
商业英文信件主旨最重要的是：“用简单一句话让对方快速了解这封信目的”。
因此，商业英文书信主旨务必要用字精简、确实，只要提到重点英文动词和名词即可。
此外，整个主旨可被视为一个名词，所以提到动词时，必须将动词V.加上 ”ing” 转变
成英文动名词的形式，且第一个字母需大写。
商用英文书信主旨范例：
Making an appointment 安排会议
Checking contact details 确认合约细节
Buying offer 买方报价
Selling offer 卖方报价
Confirming an order 确认订单
二、商用英文书信格式：开头称呼语
商业英文书信开头称呼语通常会依照写信人与收信人的关系（上司/职员、业务/客户、疏
离/亲近…等）而不同，主要分为以下三种。
1. 不确定收信者是谁的商用英文书信开头
如果不确定这封收信者的基本资料，像是：性别、职位、姓氏、姓名….等不明，或是第
一次与合作对象联络、还不确定联络人是谁、主动开发陌生客户时，就可以使用以下这句
话来当作这封商业英文书信开头问候称呼语，范例：
To Whom It May Concern, 给任何可能读到此信的人
2. 对象是朋友、熟悉同事的商用英文书信开头
如果是给较为熟悉，且没有上级对下级关系的收件者时，可以用较为简单的语句当作这封
商业英文书信的开头称呼语，范例：
Hi / Hello + 对方的名字 举例：” Hi, Mary, ”
3. 对象是上司、主管、客户的商用英文书信开头
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