专案领导是很多人在工作生涯中会经历的一部分，尤其在进入职场的第三到五年，我们渐
渐开始被赋予一些领袖的责任，这是未来培养成为管理阶层的基础。刚出茅庐的菜鸟，在
工作的前三年，是关键的学习阶段，记得一位主管前辈曾经告诉我，在一间公司，第一年
要蹲马步，熟悉环境，了解自己负责的工作内容，与同事建立关系。第二年除了熟悉上手
这些项目外，还要与同事培养工作的默契，第三年开始，就要塑造个人专业形象，展现差
异化能力、发挥个人价值。
另外，未来工作模式因为工具跟工作内容多样化，工作任务会慢慢建筑在许多短期的专案
上，打破以往企业较为规律不变的工作型态，相信每个人遇到专案管理机会也会越来越多
。
在任职期间，因为公司经历策略上的调整及改变，比往常有更多的专案出现。我体会到身
为一个专案的领导者，若能找到有互补的个性的队友来参与，对此项专案会有更顺利的发
展。我们的行销团队就是一个很好的例子。虽然只有少少的几个人，但是每个人的个性刚
好互补。我的老板平常比较少发言，但是在面对讨论时会以一个理性中立的角度去作结论
。而另为一位资深同事则是擅长掌握细节，也是敢说敢言的人，但有时在会议讨论中，因
为个性比较激动，难免会有小小的尴尬场面出现，这时另一位个性比较温和的同事就会用
平和理性的方式化解尴尬场面。
这样的组合，其实可以让该整个专案把该要表达的立场或想法，能够有逻辑性的表达出来
，却不会觉得整个沟通过程流于情绪化，而失去客观性。而聆听的技巧，其实是让自己学
会观察团队成员各自扮演的角色、与资深同事聊天，听他们宝贵的专案经验分享，可以有
效提升自己专案管理能力的方式。
接下来想跟大家更进一步谈谈当你负责一项专案时，到底该如何下手？甚至当专案要推行
的地区涉及不同地区时，你该怎么开始进行？如何做一个良好的专案沟通者？该怎么与你
上头的人协商？如何清楚表达目前执行进度？如何避免之间的期待差异？这些相信在执行
专案时常常会碰到的棘手问题。以下是我个人的学习经验与大家分享：
建立双向沟通模式，收集资讯
由于每一个地区都有不同的市场文化及消费习性，所以我们会把总部的想法根据当地状况
调整，也是我们跟当地行销团队交流的一项重要部分。也因此，当接到总部的专案时，单
向的接受资讯绝对是不够的。为了更清楚推行的难易度及成果预估，可以向总部团队蒐集
相关资讯以提供参考。
如何收集资讯？建议可以参考过去相关的类似计画案例，了解此项专案可能会遇到的问题
。如果你是要推行一项亚洲专案时，例如你可以向总部询问关于此项专案在欧洲或美国的
执行细节或成果，当然根据当地风情不同，一定有不同的作法，但是一些经验及成果还是
有一定的参考价值。
以我自己为例，每次跟当地团队开第一次的说明会议时，我会把总部提供的简报重新仔细
阅读一次，重新揣摩并演练他们是如何将整个概念说明清楚。其中，让当地团队了解推行
此专案的目的和最终欲达成如何成果也是必要的，这会帮助他们评估执行这项专案，所要
花的时间及所需的人力资源，让接下来的行动方针更有效率。
坚定立场，让询问者在你的框架下进行思考评估
在开会过程中，不卑不亢的表达立场也是一门学问。
记得刚进公司时，有时面对对方的逼问，难免感到慌张，当时为了尽量符合对方期待而讲
出别人想听而自己却有执行困难的方案。有一次，我被问到一件专案的行销成果预估，起
初我很老实的讲出预测的成效。但对方却觉得这样的成果不符合预期，要求我能达到三到
四倍的结果。当下，我愣了一会然后语带为难的回答会尽量达成他们的期望。
会议结束后，我的资深同事建议我下次面对这种情况，其实不需要正面回应到底可不可以
做到。你只要坚定自己的立场，客观的表示目前的事实，例如：告诉他过去类似的专案活
动参加者大概是多少，也让他理解对于这次的成效预估是根据怎样的方式评估的。这样的
目的，是让他在你的框架下进行思考，在你掌控的范围内问你心里已准备好的问题。记住
不要被他人的问话而受他的思路影响引导出去。而别人提出的问题，在不确定的情况下，
也不用急迫的确认。
Under Promise，Over Deliver
记得刚开始，面对这些进度会议，我个性就是比较求好心切，希望达成别人的期待，有时
为了完成她们的目标，而没考量自己真正可用的时间，反而不断压缩自己去完成他们的期
待。我的资深前辈就建议，不需要正面回应，说明目前专案的进度状况，可能会比较花时
间的部分，让对方感受到你的积极，也不会有超出承诺（Over promise）。不然若是说出
口，最后无法达成反而更令人失望。而保守的回应，一方面是不会给自己太大压力，也是
一个增加自己信用的方式。因为若是能把事情提前完成，反而让大家眼睛为之一亮。偷
做专案是一个很花脑力的工作项目。里面涉及了沟通说服技巧、逻辑能力，以及执行力。
为了让专案顺利进行，根据执行项目（Action Item）的执行难易程度规划出一项时间表
，是一个很重要的环节，同时必须要让与你一起参与的团队成员了解进度，有助于帮助他
们更清楚专案内容及更上轨道。而在团队可能越来越像联合国组成的趋势下，与不同国籍
的团队成员的沟通技巧只要掌握不要默认立场、多听、多反馈，用同理心（Empathy）站
在对方的立场去想的原则，你会发现当你解决他们的问题，他们也会越来越与你配合，这
是开始互相信任的过程。
我一直觉得工作的难易度，有时候并不是本身事情有多困难或有多复杂，最难处理的就是
人与人之间的沟通还有对结果的期待。这一部分，我也一直在学习中，也许现在的你正在
烦恼一项专案不知如何下手？但请把握每一次练习机会，多听、多看、多观察那些专案领
导者的思考逻辑及沟通方式，然后不断累积自己的实力，总有一天，你会在职场上作为一
位优秀的专案领导者。
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