公司派我们这组去处理公司在某地区的分驻点(分公司)，
该分驻点结束业务行为(买卖)，本该是某地区人员处理，
不知为何改成我们这组接手。
卖出物品的款项，依最初所谈的条件付款，这部分就很单纯，时间到未收款只要催款。
但其中有卖出有退回货物，该款项尚未退。
想请问这部分要怎么处理会比较好呢?目前谈论的作法是：
1.直接汇款给对方，在寄纸本签收单或用传真。
2.开立支票付上签收单，并要求寄回。
针对个人、公司哪种方法好呢?
再请问：如结束某区的买卖行为，但总公司仍正常营运时，此时针对厂商、客户
说词为"xx公司目前结束某地区业务，相关业务请洽总公司"这样说词好吗?
主管要求一套完美的说词不得伤害到总公司与分公司
主管要求款项一定要详细，并可查询到是否有通知/催款动作。
个人想到一份表单，里面的项目有1.告知的时间2.告知的联络人3.公司名称4.金额
这样不知是否ok?
不知是否还有遗漏?
想请教哪有相关的文章可爬呢?有无更好的方法让主管能接受呢?