※ 引述《dan5209 ()》之铭言：
: 不论大公司或小公司,或家族企业,一定会有总机这职位,许多求职者来电,大部分也都
: 会按0或9转到总机,有些总机是正职,有些是工读,最近亲戚也应征上总机这工作,但几
: 个月下来,没有想像中的轻松,而且有时会接到许多陌生的电话,例如打来说要找某某
: 员工,或是打来说是谁谁谁的男女友等等,或打来说八卦谁谁谁在外面如何如何,
: 或打来说某某员工在外面积欠款项等等等,因为是电话来电,有些隐藏号码有无法回拨,
: 想请益也曾担任过总机的,遇到这些莫名的私事纠纷或情感来电,该如何处理呢?
: 该转接给谁呢?还是任由它两天三天就一直打来公司呢?
你好,小妹大学刚毕业那年曾经担任过行政助理兼总机,
而后的工作也常常需要帮主管(经理)过滤电话,
每天碰到各式各样的电话,连闹到警察来公司的也有呢!
Q:接到陌生电话要找某某员工/男女友/主管/同事
A:接电话是一门学问,需要在接电话的那一刹那先过滤掉没意义的电话,
因此有几个问题是必问的
1. 来电者是谁?
有的员工不喜欢接到陌生电话(含金融业者推销),所以必须先问清楚
2. 来电者要找谁?
要问出来电者欲找的对象,才有办法转接电话
3. 来电者有什么事情
@ 转接电话给同事的时候,可以在电话中先跟同事说明来电者的目的,
若同事不愿意接电话,通常我就会直接档掉了
@ 转接电话给同事的时候,同事不在坐位上,电话会自动回到总机,
这时候请对方留下联络方式,然后总机再将联络方式给同事
4. 请来电者留下联络方式
一般来说都是留下姓名/电话/E-mail/来电目的
Q:接到八卦电话/欠债电话
A:总机这个位子最常听到八卦,因此忌讳口风不紧,
不管接到怎样的电话,你都必须谨言慎行,
因为这牵扯到个人隐私,我碰到这样的情形是直接私下跟主角口头说明,
当然我不会直接把电话转给主角,但我会口头向他说明我接到一通有关他的电话,
不论是否属实,你能做的就是告知,并且不加上个人的猜测/判断/情绪
Q:私事纠纷/情感来电
A:公司请分明,我会明确的告诉他这边是公司,
若他要处理私人的事情请直接拨打该人的私人电话
Q:直接跑到公司闹
A:我上班的地方都是大楼,一楼会有保全做第一关把关,
而总机的坐位通常都在公司大厅,要进到办公室内则会有门禁的限制(通常是玻璃大门)
所以若对方未说明来意,我会禁止闲杂人等进出公司,
这是保护公司,也是保护自己
我诚心建议你的亲戚,
先向自己的主管告知有这样的事情,
并请主管赋与你相对的权利(比如说可以直接挂掉八卦电话等等)
每间公司的规定和做法不同,
乡民给你的建议仅能代表他当时的公司文化,
不代表适用在你亲戚及亲戚的公司上,
以上浅见,谢谢。