Excel编制预算时如何限制特定范围编辑
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之前文章分享过如何将档案密码保护，很适合发送电子邮件、以机密档案作
为附件的场合。不过还有一种情况，给别人的档案里面，有一部份开放让对
方输入，其余大部份的资料并不希望对方更动，例如薪资考核时，有些字段
让员工自评或主管打分数，其余是人事计算资料。编制预算时，让各部门先
行输入自己管控的费用金额，其余财务部自己维护共同分摊费用的部份，诸
如此类情形，都需要特定范围开放编辑、其余加密保护，以下具体分享Exce
作法：
一、简易形式的预算编制表。总共有三个部门，白色部份是开放各部门输入
的管控费用，灰色部份是财务统一维护的共同分摊费用。
二、上方功能区移到“校阅”页签，“变更”群组、“允许使用者编辑范围
”，视窗内上方有一行说明文字：“工作表在保护状态时，需要密码解除锁
定的范围”，关于这个指令的作用在稍后步骤会更加清楚，于此先点选“新
范围”。
三、“标题”输入“部门管控费用”，“参照储存格”输入“=B3:D5”（亦
即白色范围，可以点右边的储存格小图示，直接以鼠标选取），“范围密码
”输入自己设定的密码，最后再点选“使用权限”。
四、在跳出来的视窗直接“新增”。
五、接下来于“输入物件名称来选取”填入自己Excel的使用者名称（例如
“赞赞小屋”），输入完了按“确定”。如果不清楚自己的名称为何，稍后
步骤会清楚说明。
六、回到“范围1的权限”视窗，看到下面的说明文字：“无须输入密码即
可编辑的范围”，然后“允许”是打勾的状态，表示使用者“赞赞小屋”具
有特殊的权限，没有问题就按“确定”。
七、回到一开始步骤二的视窗，到此为此，已经新增了一个“允许使用者编
辑范围”，在这个主视窗可以看到“标题”及“参照储存格”，也可以进一
步点选“使用权限”查看相关设定。
八、以另一台电脑的Excel开启档案，尝试于空白范围输入资料，会跳出“
解除锁定范围”的视窗，这里必须输入在第三步骤所设定的密码，方能作业
。
九、倘若不确定自己的使用者名称，在“Excel选项”、“一般”、“个性
化您的Microsoft Office”不但可以看到目前名称，还能进一步更改维护。
最后作个提醒，如同步骤二所述：“工作表在保护状态时，需要密码解除锁
定的范围”，Excel设置特定范围加密，前提条件是工作表本身也是加密保
护状态，以此范例而言，财务部会将预算档案整体加密，这是一个密码，另
外给各部门输入资料时，仅开放空白范围，那是另一个密码。
现今企业大部分都会建置公共盘，有全公司公开共享的档案﹐也有各部门内
部职能工作的报表。在年度预算这一类需要多人共同维护的专案，以邮件发
送附件的方式虽然可行，但总要多人回复的相同格式档案，再整合成单一档
案，也许应该考虑这篇文章范例所介绍方法，透过适当的范围限定，将档案
置于公盘，大家直接维护同一档案，省去不必要的整合工作。
延伸阅读：
Excel如何档案加密保护
http://www.b88104069.com/archives/4179
Excel如何加密工作表
http://www.b88104069.com/archives/4197
Excel如何锁定部份储存格范围
http://www.b88104069.com/archives/4219