Excel如何以IF函数填补空白储存格
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对于电话簿或薪资清册这一类资料，数量庞大，Excel有专门查找和统计的工
具。不过有个前提，这些资料必须以数据库的方式架构组成：第一列是各个
字段，接下去一列一笔资料，每笔资料具有各字段不同的属性。以电话簿为
例，每个人是一笔资料，每个人有各自的电话和地址，如果每个人在Excel以
上述方式依序排好，便是完美的Excel报表，可以直接使用各项工具运算。
财会人员经常在ERP系统下各种报表，系统各个模组报表都有十几二十个，例
如库存明细表或是明细分类帐，笔数资料庞大，很多时候需要使用“筛选”
和“枢纽”，以便统计呈现出各个库别或是会科的数量金额，或者是仅仅依
照特定条件，“查找”某一笔料号或传票，诸如此类的操作，前提是报表本
身具备数据库的序列特性。
实务上常遇到ERP报表不完全，某个字段属性名称，只挂在第一笔，其余下面
储存格因为重复，全部保留空白，不利于资料整理。这时候得花点心思，将
系统报表微加工，整理成数据库格式，具体方法如下：
一、ERP系统跑出来的库存明细表，如图所示，仓库A字段，只要和上一列重
覆的，报表保留空白。
二、在A栏旁边插入新的一栏，在资料编辑列输入公式：“＝IF（A2＝
"",B1,A2）”，意思是如果A2是空白，引用B1储存格的内容，否则（A2不是
空白）引用A2储存格的空容。输入时Excel会出现函数说明。
三、除了资料编辑列的英文说明，无论什么函数，只要是正在输入公式，都
可以将光标移到“fx”，浮动视窗显示“插入函数”，点击即会跳出函数输
入引数的视窗。
四、IF函数的引数视窗，左下角有个“函数说明（H）”，可以超连结到微软
Excel教室。像IF这样的函数应该大家都很熟，不过，如果是想学习尝试新的
函数，或者是拿到其他Excel高手的档案，里面有用到陌生函数，这个时候引
数视窗和函数说明便很管用。
五、回到工作表，将光标移到B2储存格右下角，光标会从白粗十字变成黑细
十字，此时鼠标左键按住，往下拉，一下子把公式都填进去了。这种状况，
应该搭配本章第二节提到的，选择性贴上值，将公式引用变成是储存格本身
的内容，避免之后如果有删除或排序，原本资料会跑掉。
六、上一节介绍以“到”命令工具，自动填满空格，这一节介绍函数方式自
动填满，相较之下，似乎函数较为麻烦，但是某些场合，函数的灵活性可以
派上用场。例如，有时候ERP报表是如图所示，先是一栏仓库别，接下来是储
位、料号、数量等字段，在一组仓库资料明细之后，又是新的一项仓库。如
此形式的报表，并不适合使用“到”工具命令。
七、依照报表资料结构，公式设计上也作相对应变化：“＝IF（C1＝"仓库
",D1,B1）”，往下拉，轻松实现字段资料填满的需求，新增了这一栏，在处
理Excel报表会更将得心应手。
从这一节的两个实例来看，函数公式并不一定要很复杂，只要能运用函数特
性，稍加变化，便可以因应资料结构，达到合乎预期的结果。只不过，在这
里想提醒一点，公式设计，是建立在对于资料特性的理解，有时候资料量庞
大，有可能出现偏差资料，造成公式计算错误，所以越是复杂资料、笔数越
多，最好还是抽核几笔、或者就总数核对，验证公式是否需要修改。
延伸阅读（储存格小技巧）：
Excel如何自动填满空白储存格
http://www.b88104069.com/archives/4057
Excel如何技巧性取消储存格合并
http://www.b88104069.com/archives/3476
Excel：资料取消储存格合并
http://www.b88104069.com/archives/11