[算表] Excel如何自动化整理报表

楼主: moodyblue   2016-08-14 12:58:53
Excel如何自动化整理报表
网志图文版:
http://www.b88104069.com/archives/4099
ERP系统很多默认报表,那些都是符合一般情况、最大公约数设计出来的。实
际工作中,为了符合特殊目的,例如填满空白、调整格式、判断单别、计算
数值,往往需要再修改系统报表。像这样的财会管理报表,大多是例行性,
每周或是每月必须编制,虽然每次整理,并不是太难,但这个一再重工的作
业流程,如果“自动化”,岂不更好。在此作个具体介绍:
一、系统应收报表,一张单头应收帐款,有好几项单身出货料号,为了美观
,没有资料的储存格空白。
二、比较理想的资料报表,最好不要有空白,方便筛选、排序、枢纽。因此
新建一张工作表,引用原始报表数据,A2储存格因为是第一项,比较特别,
直接连结:“=应收!B2”,A3以下是想要填满空白,设计公式为:“=
IF(应收!B3"",B2,应收!B3)”,然而却没有成功带出来。
三、公式本身没有问题,仔细研究过,把光标移到A3储存格的资料编辑列,
左右移动,发现虽然显示没有任何内容,但其实储存格里包含了一个空格,
这应该是系统报表自己跑出来的,没办法改变。
四、系统有政策,Excel有对策。更改公式为:“=IF(TRIM(应收!B3)=
"",B2,应收!B3)”,利用Trim函数将空格杀掉,成功带出原始资料。
五、希望报表显示帐款单据的性质,依照单别设定输入判断公式:“=IF(
LEFT(B9,2)="SA","销货","销退")”
六、利用类似公式,可以将原始报表的资料,一一带到另外新建的工作表上
,有些原始报表的字段,例如“业务”,因为没需要,不必带过来。
七、除了直接引用资料,配合管理需要,有些字段资料必须自己设计,例如
F3储存格的“净额”公式:“=IF(C3="销货",应收!H3,-应收!H3)”
,意思是销货取正数,否则(销退)取负数;G3储存格的“月份”公式:“
=MID(B3,4,4)”,意思是“帐款编号”B3第四字符位置起,取四个字符;
H3储存格的“汇率”公式:“=IF(TRIM(应收!D3)="",H2,应收!F3/
应收!D3),意思是“本币应收”除以“原币应收”,如此得到汇率,Trim
函数部份先前提过,不再赘述。I3储存格的“税率”公式:“=IF(TRIM(
应收!E3)="",七!I2,应收!E3/(应收!F3-应收!E3)),意思是如
果有税额,将税额除以未税金额(应收减去税额),如此得到税率。最后J3
储存格的“本币未税”公式:“=F3/(1+I3)*H3”,意思是含税应收先
换算成未税收入,再换算成本币金额,最后得到的,便是每项帐款的收入金
额。
这篇文章介绍Excel自动化整理报表的方法。字段资料填好,第一列、第二列
公式设好,第三列开始可以一直往下拉,复制公式即可。原始报表有,但是
不需要的资料,不用带过来,原始报表没有,但是有需要的资料,可以设计
公式计算出来。只要将自动化工作表第一次弄好,往后在做下一期报表时,
只要将跑出来的系统报表,取代贴上活页簿中的原始报表,自动化工作表便
会更新成新一期的资料,真正的一劳永逸。
原始资料只要第12列,依照本篇文章设的公式,自动化报表第13列开始,还
是会一直复制第12列,虽然金额为零,不影响数据正确性,但如果为了美观
或者是想检查公式列是否足够,也是可以进一步完善公式设置,关于这部份
,以后有适当机会再作补充说明。
延伸阅读(Excel自动化):
Excel如何自动填满空白储存格
http://www.b88104069.com/archives/4057
Excel如何格式化条件自动标示逾期应收帐款
http://www.b88104069.com/archives/4064
Excel如何用index函数自动排序资料
http://www.b88104069.com/archives/4070

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