[算表] Excel资料取消储存格合并

楼主: moodyblue   2014-10-26 23:12:10
Excel资料取消储存格合并
工作上常常要做许多报表,特别是财会人员,每个月都有管理报表在结帐之
后等著编制,精确地说,财会人员跨越传票黏贴工的门槛,关键在如何让报
表一针见血。所谓工欲善其事,必先利其器,目前在资料整理和查找上,
Excel当仁不让,它不是万能,可是没有了Excel,却是寸步难行,而许多任
务其实三分钟足以搞定,但如果Excel任督二脉不通,也许得花上一两个小时
辛苦交差,这我见过几个例证,对于部门新人我常常进行Excel教育训练,提
升整体部门工作效率。
适合Excel发挥功力的原始资料,最好以多字段方式排列,拿会计人的分类明
细帐来说,就是每一列是一笔一笔的传票,第一列则是字段性质,例如传票
编号、传票日期、部门、传票摘要、借贷方、金额等。一般ERP导出来的资料
能以这种方式呈现,很方便直接让Excel作各式各样处理,我最常用两项法宝
:筛选和枢纽,前提条件都是资料依上述方式排列。
实务上我几次遇到,其它部门或是其它人做的报表,为了美观,喜欢用合并
储存格将某个群组框起来,这个虽然看上去一目了然,可是如果想要进一步
处理资料,例如前面所说的筛选枢纽等等,合并储存格卡在这里非常刺眼,
我遇到这状况都是标准流程一二三处理掉,Excel各种技巧很多,每个人有自
己习惯手法,于此分享我的步骤供参考:
图文:
http://www.b881.tw/2014/10/excel.html
一、拿到的资料有合并储存格,生产一部、二部、三部等有合并了,想要筛
选部级单位或者跑枢纽,没有办法。我作法是先在后面再复制一栏,鼠标选
取新的那一栏,按快捷键“Ctrl+1”打开储存格格式视窗,可以看到文字控
制项下有自动换列和合并储存格框选项,两个框框都是绿色填满,表示所选
取范围有这两项功能在运作,将鼠标移到合并储存格的绿色框框,点一下发
现绿色不见了,剩下一个空心框框,表示现在选取范围内,没有储存格是合
并的。
二、然后在新增资料的下一栏第一列,储存格内输入函数公式:“=IF(G2
="",H1,G2)”。IF这个条法函数算是常用款,共有三行参数,分别为条件P
、若P则Q、若非P则R,以刚才的函数应用解释,就是如果储存格G2是空白(
"")的话,引用H1储存格的内容,否则引用G2的内容。输入好了之后,将滑
鼠移到H2的左下角,点两下或是直接向下拉,这样就可以把H栏填了分别对应
的部级单位,如图所示。
三、为了美观起见,我习惯将过渡资料删除,在这里的例子就是G栏,然而想
要的结果H栏又是引用G栏的资料,直接删除G栏会导致H栏资料变成乱码,所
以得先将H栏资料改成纯粹的值。方法是先选取整个H栏,鼠标按右键跳出功
能快速键视窗,点选“选择性贴上”,在接下来的条件视窗点选“值(V)”
,之后再仔细观H栏的储存格内容,会发现从原来的公式“=IF(G2=
"",H1,G2)”变成文字内容了,现在,就可以稳稳当当把过渡的G栏删掉了。
以上,便是取消储存格合并、置换资料的步骤一二三。写得有点囉嗦,如果
是部门教育训练,电脑当前手把手操作说明很快,但现在是纯粹图文讲解,
宁可冗赘不愿漏失。

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