※ [本文转录自 yishinJ 信箱]
※ [本文转录自 Flagae 看板]
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以下3项基本原则和4个开会技巧，可有助于减少会议时间的浪费：
原则1：取消不必要的会议
或许你早就感觉到，某些会议根本毫无效用，甚至是没必要特别花时间开会讨论的。因此
，提升会议效率首先要做的就是，依据你拥有的权限，取消所有不必要的会议。
原则2：尽量缩短时间
如果一定要开会，应尽量缩短时间。议程决定后，先估计会议所需时间，再将结束时间写
在会议通知上，并严格遵守，只可提前结束，不可超过预定时间。绝对不要养成一开会就
耗去整个早上或下午的习惯。
原则3：排除不必要的与会人士
会议并不是愈多人出意见愈好，不是绝对必要参与会议的人，就应加以排除。假使需要他
们提供协助，可事先请教他们。
做到上述3个原则后，若再利用以下4个技巧，做好会议前的准备工作，将使会议进行得更
顺畅：
技巧1：按重要性排定议程
安排议程时，应依照议题的重要性，安排讨论的先后顺序。根据80/20法则，即使没时间
讨论完所有议题，但完成前面20％的议题，就几乎解决了80％的问题。
技巧2：会前提供参考资料
尽可能在会前就把会议资料发给与会人员，让他们在开会前就能事先阅读资料，以免开会
时再花时间看。而由于预先阅读了资料，与会者便能在开会时，有系统地提出事先整理好
的意见。
技巧3：事先整理解决方案
大多数人是被动的，即使事先发给讨论议题，也少有人做准备。因此，会议主持人最好事
先请相关人员整理出所要讨论议题的解决方案，以及每个方案的利弊得失。否则，等到开
会时再请每个人当场花时间思考，不但会延误会议进度，甚至还有可能因时间不够，而得
拖到下次会议才能决议。
技巧4：准时开会
许多会议都染上了于开会时间10分钟后才正式开始的恶习。这种恶习持续一段时间后，将
继续恶化，从10分钟延到15、20分钟，导致原本准时的人，也会养成晚到的习惯，因为大
家都知道，就算准时到，也还是要等别人。
碰到这种状况，“准时开会”就是最好的解决之道，可让经常迟到的人感到不好意思，主
动改善迟到的坏习惯。