【如何办研讨会？】02. 研讨会筹办的作业流程
本篇文章用几个大项，说明筹办一场研讨会，一般来说会有哪些准备项目，依照时间顺序
罗列如下，下面是几个大方向，内部细节的部份我化做Action Plan，做了一张“范例”
，列在本文的最下方，你们可以更一目了然，每个大的准备项目下，化为细节动作会有哪
些事情要做，以及每件事情所压的时程，方便各位在准备你们的活动时，抓时程参考用喔
。
如果最下方所示的Action Plan碍于分辨率看不清楚的话，可以到“下载专区”去
Download Excel表。对了，下面几个准备大的准备方向，有关各项目想了解更深的部分，
想知道的话，我另外开其他篇幅文章来说明。(新年快乐~~)
一、Kick off meeting for活动目的与需求：
研讨会的筹办，最优先要做的第一件事情，就是弄清楚这次活动的目的与需求。
办这次的活动，想要达到什么目的？确认你的目标听众 (Target Audience)、活动目标多
少人 (规模要多大)、举办的时间要多久 (半天？整天？连续几天？)，有无同时间分场的
需求 (同一场地但分两个不同主题/系列的场次)？现场有展示品吗？通常这些资讯会是在
你们内部开第一次会议的时候，决定这些资讯，而这些资讯是初步的，有个大致的轮廓。
二、找场地：
在确认完这些资讯后，最急迫要去执行的事情就是找场地，办研讨会的场地就像找结婚场
地一样，都要事先预定，你喜欢的还不一定订得到，往往碍于其他公司行号或个人所需，
抢先你一步订定，甚至给了订金，尤其是你觉得理想的场地，别人也这么觉得，因此场地
的订定最需要抢时间，订下来后，就可以接着后续所有相关事宜的准备。对我来说，场地
是办研讨会最需立即执行的项目。
这也就是为什么一开始我提到，要弄清楚活动的目的与需求，这样你在找寻场地的时候，
才会有目标与范围，帮助你快速导航到你想要的几个场地选项。有关找场地的注意事项，
我留待在谈论场地那篇 (应该就是下一篇) 来细谈。
三、撰写活动企划书
活动企划书通常不会在一开始就写完整，往往要经过好几版的修改后才会逐步完整许多。
因为许多的资讯都还在蒐集与确认的过程，一但确认下来，才会将之更新。但这里要提到
的是，场地订定下来后，就可以着手第一版 (初版) 的企划书，初版的内容至少要有这些
：活动目的、目标、(大方向/未定的)研讨会主题、目标听众 (TA)、活动日期与地点、议
程是半天？整天？连续几天？议程分几段、每段几分钟，议程表可以先划出来，填上“预
计/草拟”的讲题方向与欲邀请的讲师，现场预计会展示的展品。
再来就是放上Project control用的时程表，也就是这场活动的Action Plan，以表的方式
写明接下来哪些事情要Follow，谁要负责哪些事项、何时得完成的时间表。让读这份活动
企划书的人(项目的负责人/讲师们)知道自己什么时候该交东西给你，也让他们了解活动
的进程。
除了Action Plan之外，我还会在初版的企划书中，放上广宣计画。针对这场活动，我在
哪些时间点、会有哪些素材，透过哪些管道 (Media/Channel) 来发布。
(阅读全文) https://www.fufusee.com/blog/seminar-action-plan?categoryId=47928