※ 引述《GenghisKhan (朕乃成吉思汗 还不跪下)》之铭言:
: ※ 引述《KYOUKA (种荆棘者得刺 )》之铭言:
以前在某协会上班的时候,主要工作就是筹办晚宴。
宾客大多是大陆的官方经贸团人员,
接待的层级最大有到省副书记、省长、副省长等。
自己主办最大的场大概有五桌,一桌24人。
跟同事协办最大的有到百桌,四、五百人。
宴客除了确认时间地点外,
最重要的就是确认参加人数,
最底层的承办人(我)会先列出邀请名单初稿,
假设今天是广西自治区的主席要来,就要确认当地主打哪些产业,
当地有哪些台商落脚,台湾这边可能会有哪些企业想和对方会晤等等。
初稿完成后,开始跑文,一路从组长、处长、副秘书长跑上去,
每个主管都会加人或删人,最后到总经理手上做最后裁决,
然后回到我手上的就是一份short list。
开始邀人时,以电话联系工商业主的秘书、立委幕僚等,
并通知对方将以传真/书信方式发送邀请函,也需要对方回复是否收到邀请
某些大咖的,像是院长等级 总经理也会自己邀请
接下来就是收成了,每天接收回函,确认人数
到了宴客前几天,还没收到回函就必须开始打电话最后确认
等到人数确认差不多后,就要开始排座位表
依照圆桌 方桌排西式或中式的位子
每一个位子,从谁坐谁的左手边还右手边,
到主桌 二桌 三桌的位置都有一定排法
排完之后,也是一路上传到组长、处长、副祕、总经理手上确认
确认完则印制输出桌牌 座位表等道具
并且搜寻宾客相片开始背长相 头衔 来历
到了宴客当天 每一桌一定都会有一至二名自己家的高阶主管担任桌长
桌长自己也会确认会跟谁同桌
宴客开始前几分钟,如果有人尚未出席,
就会电话猛追宾客的助理/司机/本人
只能说..外交部的礼宾司 会糊涂到掌握不住宾客的位置?
怎么可能...