Excel如何运用资料验证编制预算
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年底，又到了编列预算的时候了。这是财会部门的大事，它麻烦的地方有三个。其一，首
先要各部门编列自己预算，需要动员全公司；再者，财会得整合各部门所编列预算，编制
成可以呈上审阅的格式，损益表是必不可少，通常还会有现金流量表和资产负债表；最后
，预算所涉及到的东西多、部门全、计算杂，但一年只做一次，这对于习惯抄前期底稿的
财会人员来说，就算前期底稿安在，人也还健在，于空白了一年之后再去看，还是要花点
时间，才能够再进入状况。
既然财会最终要整合各部门预算，最好在表单格式和如何填写事先说清楚讲明白，不然最
后整合时，绝对会痛到自己。三令五申不保证百分百有用，可能最后各部门交上来仍然是
乱七八糟的东西。所以最好是在一开始借助Excel的力量，把规则写死在里面，就只能这
么填，不然Excel不让你过，跟系统防呆机制一样，这样子是最高枕无忧的。在此介绍如
何利用验证功能，帮助各部门填写正确的部门名称和部门编码，具体如下：
一、简单的部门费用预算表。先选取“部门名称”范围，于上方功能区移到“资料”页签
，在“资料工具”中选择“资料验证”指令。
二、在“资料验证”对话方块中，“设定”页签将“资料验证准则”下拉选择“储存格内
允许”“清单”，按“确定”。
三、接下来于“来源”直接输入“管理部,财务部,业务部”，然后“确认”。输入字段右
边的小图示代表亦可选取储存格参照，这个留待日后有机会再作说明。
四、回到原来的工作表，在设定好“资料验证”的储存格会出现下拉选单，有三个选项可
供选择，正好是刚才手动输入的三个部门。
五、理想状态是希望各部门一个一个选择，或者就选择过的选项操作复制贴上，确保部门
有效。
六、补充介绍在“资料验证”对话方块有一个“提示讯息”页签，在这里可以作相关设定
，如图所示应该蛮容易理解的。
七、结果是会像Excel的“错误提示”般，旁边有个提示小方块，贴心提醒。
好的开始是成功的一半！年度预算是件大工程，前期没有规划好，到后期会是加班和暴躁
的开始。稍一不留神有个漏洞，前端交卷十之八九会有问题，可能是部门代码是旧的，可
能是部门名称为简写。打算退件，人家说你没讲清楚，扯来扯去耗费心神，通常到了各部
门总算交稿的时间点，行程已经非常赶了，于是叹了一口气会想说干脆自己来，痛苦的还
是自己。
人总有个前车之鉴，今年痛过一次，如果能够抽出时间把底稿完善好，建立像部门验证这
样的控管机制，加到Excel档案里面，那么至少在明年的一年之后，拿今年的前期底稿来
用，还是能轻松许多。
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